Jadi ceritanya lagi terinspirasi untuk mikir apa sih aplikasi yang sebenarnya masih banyak fitur-nya namun penggunaannya masih minimal? Akhirnya ketemu. Memang, kita semua mungkin sudah tahu (dan menggunakan) Google Docs selama bertahun-tahun, tapi sebenarnya masih banyak lho fitur Google Docs yang kamu jangan-jangan tidak tahu. Contohnya, tahukah kamu bahwa kamu dapat melihat semua riwayat revisi dokumen dan tahu apa yang diubah, dan kapan?
Masih banyak fitur manis Google Docs yang banyak orang tidak tahu. Kali ini, DSG akan mencoba memberimu cara memaksimalkan fitur Google Docs tadi, dan DSG telah memilih 15 fitur yang (sekiranya) paling bermanfaat dan (semoga) membuatmu berkata “Kenapa baru tahu fitur ini sekarang…”
Tips Menggunakan Google Docs
Templates
Kenapa harus mulai dari awal jika sebenarnya sudah ada template tersedia? Entah kamu menggunakan Google Docs untuk menulis resume, mengonsep proposal proyek, membuat surat bisnis, membuat notulensi rapat, atau mendesain brosur, ya pasti selalu ada template untuk itu (walau tidak tersedia di Google Docs, tapi kan pasti ada itu di belantara Google). Faktanya, bakal ada template untuk hampir setiap kerjaanmu. Dan untuk setiap kategori, bakal ada banyak template yang bisa dipilih.
Sebenarnya fitur ini gak hidden-hidden banget sih, cuma hampir ‘tidak terlihat’ atau terlewat. Kamu dapat menemukan semua template di bagian atas halaman utama Google Docs kamu. Klik More pada menu kanan atas untuk browsing pilihan template.
Navigation Sidebar
Menulis dokumen panjang dengan banyak sub-bagian yang sewaktu-waktu kamu ingin lompat ke bagian tertentu? Kini semuanya terasa mudah dengan add-on “Table of Contents” yang secara otomatis membuat navigation sidebar baru. Cukup klik di header dan subheader di sidebar untuk dengan mudah meloncat dari satu bagian ke bagian konten lain pada dokumen. Yaaa, bisa jadi sedikit lebih lemot kalo dokumen kamu sangat panjang, tapi toh add-on ini bekerja, dan lebih cepat daripada scroll-scroll manual yang membosankan itu.
Untuk mengaktifkan add-on ini, klik disini atau buka dokumen kamu dan klik Add-ons dari menu yang ada di bagian atas laman. Kemudian pilih Get add-ons… kemudian cari “Table of Contents”.
Fungsi Clear Formatting
Jika kamu pernah paste teks ke Google Docs dari sumber lain, bisa jadi kamu mengalami masalah formatting. Hal tadi dapat terjadi karena banyak alasan. Daripada mengedit teks tadi secara manual agar nyambung dengan formatting pada dokumen kamu, mending di highlight saja teks yang bermasalah terus pergi ke menu Format > Clear Formatting di bagian toolbar. Udah deh, teks asing tadi akan langsung ‘membaur’ dengan dokumen kamu.
The Research Tool
Research Tool ini seperti hadiah dari Tuhan ketika kita menulis sesuatu di Google Docs namun membutuhkan riset online. Kenapa gitu? Karena fitur ini membuat kita bisa melakukan riset dan mereferensikan ke informasi dan gambar-gambar yang tersedia online, tanpa kita harus pindah-pindah tab, jadi tetap di Docs. Mantap.
Kamu dapat membuka Research Tool dengan tiga cara:
- Buka dokumen kamu dan buka menu Tools di bagian atas laman, kemudian klik Research dari menu dropdown.
- Klik kanan ke kata tertentu dan pilih Research.
- Gunakan shortcut keyboard Ctrl + Cmd + Shift + I (Mac) atau Ctrl + Alt + Shift + I (PC).
Seperti inilah kurang lebih Research Tool bekerja…
Ketika pertama membuka Research Tool, mungkin aplikasi akan menampilkan topik yang berhubungan dengan (apa yang menurut kecerdasan buatan dari aplikasi) apa yang sedang kamu kerjakan (yang sudah kamu tulis). Kamu dapat langsung meriset topik yang disarankan cukup dengan klik, atau mengetik kata kunci pencarian di search bar.
Kamu juga dapat memilih jenis konten yang ingin kamu cari. Gunakan dropdown menu untuk melihat beberapa jenis konten untuk suatu topik. Adapun arti dari jenis konten tersebut adalah:
- Everything: Teks dan gambar yang terkait dengan topik kamu, berasal dari sumber manapun.
- Images: Gambar yang terkait dengan topik kamu.
- Scholar: Informasi edukatif terkait dengan topik kamu dimana kamu dapat membacanya, menambahkan ke dokumen kamu, atau melakukan sitasi di catatan kaki.
- Quotes: Quote terkait dengan topik yang dapat kamu tambahkan ke dokumen.
- Dictionary: Definisi, sinonim, dan antonim terkait dengan topik kamu.
- Personal: Hasil dari dokumen/spreadsheet/presentasi/foto personal kamu yang dapat kamu buka, sitasi, atau kamu tautkan ke file.
- Tables: Data yang disajikan dalam bentuk tabel, terkait dengan topikmu yang dapat kamu buka, sitasi, atau export.
Saat ini, Research Tool hanya tersedia dalam Google Docs versi komputer dan Android.
Suggesting Mode
Ketika kemampuan untuk mengedit dan memperbarui dokumen sudah baik, ada saatnya ketika kamu hanya ingin menyarankan pengubahan – tanpa benar-benar membuat pengubahan. Itulah dimana mode “Suggesting” di Google Docs bisa bermanfaat.
Fitur ini bekerja sangat mirip dengan Comments di Microsoft Word. Pertama, ubah mode “Editing” ke “Suggesting” dengan cara klik ikon pensil di sebelah kanan atas dokumen yang sedang terbuka, dan kemudian pilih “Suggesting”.
Dari sana, apapun yang kamu tambahkan, hapus, atau lainnya akan muncul dalam bentuk tanda berwarna pada dokumen yang disertai dengan detail pada sebelah kanan, seperti nama pemberi saran serta timestamp.
Comments
Jika kamu ingin menanyakan pertanyaan, memberi catatan kecil, atau highlight pengubahan yang kamu buat di Google Docs yang sedang kamu buat, kamu dapat meninggalkan komentar langsung di dokumen. Komentar dapat berfungsi sebagai thread percakapan, dimana pengguna dapat membalasnya dan bercakap-cakap disana. Kamu dapat menutup thread komentar ketika semuanya sudah selesai. Kamu juga dapat mengedit atau menghapus komentar kapan saja, bisa juga menghapus komentar pengguna lain jika kamu adalah pemilik dokumen.
Untuk menambahkan dokumen, highlight teks/gambar tertentu yang ingin kamu komen. Kemudian, pilih Insert pada menu di sebelah atas kemudian pilih Comment dari dropdown menu.
Tag Pengguna Lain di Komentar
Mau komentar di dokumen tertentu dan langsung mendapat perhatian dari seseorang? Kamu dapat melakukannya dengan cara nge-tag mereka di kolom komentar. Cukup tambahkan tanda @ atau + dan kemudian mulai ketikkan nama atau alamat email mereka. Google Docs kemudian akan memberimu pilihan berdasarkan kontak Gmail kamu, dan setelah kamu submit komentar, sistem akan memberi notifikasi email ke orang yang kamu tag.
Jika orang tadi tidak punya akses terhadap dokumen, kamu akan diminta untuk mengatur level permission untuk mereka.
Footnotes
Footnotes cepat dan mudah untuk ditambahkan ke Google Docs, namun tidak semua orang tahu. Untuk menambahkan footnote, taruh kursor di bagian dokumen yang kamu inginkan footnote muncul, kemudian klik menu Insert > Footnote. Dari sana, cukup ketikkan footnote apapun, dan klik ke dokumen untuk menyimpannya.
Cara Melihat Revision History
Pernahkah kamu ingin kembali ke masa lalu dan mengembalikan dokumenmu ke versi sebelumnya? Haha, kalau iya, berterima kasihlah pada fitur Revision History pada Google Docs.
Yang kamu lakukan cukup membuka dokumen dan pergi ke menu File > View Revision History. Sebuah panel akan muncul di bagian kanan laman kamu menampilkan overview dari siapa saja yang membuat pengubahan pada dokumen dan kapan. Untuk melihat versi mendetailnya, cukup klik salah satunya.
Voice Typing
Browser kamu adalah Google Chrome? Punya mic nganggur? Kamu sekarang bisa “mengetik” di Google Docs menggunakan suara kamu. Untuk “mengetik” tanda baca, cukup teriakkan saja “period”, “comma”, “exclamation point” atau “question mark”. Untuk meng-enter atau paragraf baru, teriakkan “new line” atau “new paragraph”.
Caranya memulai voice typing adalah buka sebuah dokumen dan klik menu Tools di menu atas. Kemudian pilih Voice Typing… dari dropdown menu. Ketika kamu siap menyuarakan teks kamu, klik ikon mikrofon atau tekan Cmd + Shift + S (untuk Mac) atau Ctrl + Shift + S (untuk PC) untuk memulai rekaman. Saat ini, voice typing hanya dapat digunakan di Google Docs pada komputer kamu.
Keyboard Shortcuts
Mengetahui shortcut keyboard dari aplikasi apapun yang kamu gunakan itu somehow adalah kebanggaan tersendiri. Google Docs juga ada shortcutnya. Selain yang standar seperti Ctrl + C untuk copy, Ctrl + V untuk paste, dan Ctrl + B untuk menebalkan teks, ada banyak yang unik-unik, seperti:
- Shift + T untuk membuat dokumen baru
- Ctrl + Alt + M untuk menambahkan komentar baru
- Alt + I (Google Chrome) atau Alt + Shift + I (browser lain) untuk membuka menu “Insert”
- Tahan Ctrl + Alt, tekan N kemudian H untuk pindah ke heading selanjutnya.
Ini daftar lengkap shortcut Google Docs.
Untuk menampilkan daftar shortcut yang sering digunakan pada dokumen, tekan Cmd + / pada Mac, dan Shift + / atau Ctrl + / pada Chrome OS atau Windows. Kamu juga dapat klik ikon gir di pojok kiri atas layar kamu dan pilih “Keyboard Shortcuts” dari dropdown menu.
Buat Shortcut Kamu Sendiri
Google Docs punya banyak shortcut yang bisa dipilih, tapi bagaimana kalau kita kelebihan energi sehingga ingin membuat shortcut sendiri? Untuk membuat shortcut bikinan sendiri, ada di menu Tools > Preferences > Automatic Substition. Bisa jadi sudah ada shortcut tertentu disana (seperti mengubah 1/2 menjadi ½), tapi kamu bisa menambahkannya lagi kok.
Conference Call
Google Docs adalah platform kolaboratif, dan add-on UberConference menjadikannya lebih kolaboratif lagi karena kamu dapat mengadakan audio conference call dengan partner kerja kamu langsung pada dokumen. Yang kamu lakukan cukup mengaktifkan add-on dan ajak rekan kerja/teman kamu. Ketika mereka menyetujui, semua akan dapat melihat dan mengedit dokumen sambil conference call ria.
Untuk menemukan add-on UberConference, cukup klik disini atau buka dokumen kamu dan klik Add-ons dari menu atas, pilih Get add-ons… dan cari UberConference disana.
Image Editing
Setelah menambahkan gambar pada dokumen, kamu masih dapat mengeditnya kembali di dalam dokumen. Klik gambar, dan toolbar bagian atas akan berganti menjadi kumpulan fitur yang dapat kamu gunakan untuk mengedit gambar. Kamu bisa nge-crop, nge-mask, menambahkan border, dan masih banyak kemungkinan lainnya.
Dibawah ini adalah 2 contoh edit gambar yang dapat dilakukan di Google Docs: cropping dan menambahkan border. Oh ya, jika kamu ingin mengembalikan keadaan gambar seperti semula, cukup klik ikon “Reset Image” di toolbar.
Cropping Tool
Klik gambar di dokumen dan klik ikon crop di toolbar. Dari sana, drag and drop titik-titik yang berwarna biru sampai kamu menemukan croppingan yang sesuai. Untuk menyimpan editan foto, klik “Enter” di keyboard kamu atau klik di mana saja asal masih dalam dokumen.
Menambahkan Border
Untuk menambah border hitam/warna lain pada gambar manapun, klik gambar dan klik ikon garis di toolbar (ikon yang mirip pensil). Pilih warna yang kamu inginkan sebagai border. Jadi deh.
Kamus
Jika kamu ingin cek apakah kata yang kamu tuliskan sudah benar ataumenulis kata tapi kamu ingin menuliskan sinonimnya, daripada membuka window baru untuk browsing kamus, kamu bisa mencari arti kata langsung di Google Docs (bisa juga untuk saran sinonim). Yang kamu lakukan cukup highlight kata yang ingin kamu proses, kemudian pilih Define. Research Tool kemudian akan mencari arti kata tadi dari berbagai sumber, hanya untukmu, dan definisinya akan tampil di sebelah kanan layar kamu.
Language Accent Buttons
Language accent adalah ketika di dokumen kamu diharuskan menulis istilah asing yang hurufnya tidak ada di keyboard kamu. Kesulitan? Jelas. Terutama jika kamu menulis istilah asing selain bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Namun jangan khawatir, di Google Docs sekarang ada add-on Easy Accents yang dapat menghemat banyak waktumu. Add-on ini mendukung 20 aksen bahasa berbeda, yang langsung ada di sidebar dokumen kamu.
Buruan download add-on Easy Accents disini atau buka dokumen dan klik menu Add-ons. Pilih Get Add-ons… kemudian cari menggunakan kata kunci “Easy Accents”.
Penutup
Menurut DSG, dengan menjamurnya fitur-fitur tersembunyi Google Docs yang dapat dimaksimalkan, dan GRATIS, mungkin sudah saatnya migrasi dari Microsoft Word bajakan ke Google Docs. Lebih barokah.