15 Sistem Manajemen Dokumen Terbaik

Dengan proses Digitalisasi yang masif, orang ingin mengurangi pekerjaan berbasis kertas dan berharap untuk memiliki akses ke dokumen penting dari mana saja dan kapan saja.

Sistem Manajemen Dokumen adalah solusi terbaik untuk membuat tugas ini menjadi lebih mudah. Pembaca PDF adalah contoh terbaik dari Sistem Manajemen Dokumen di mana kamu dapat mengakses file PDF secara offline dan menyimpannya untuk melihat, mencetak dan mempublikasikannya kapan saja dan di mana saja.

Sistem Manajemen Dokumen juga dikenal sebagai Sistem Manajemen Konten dan secara luas dianggap sebagai komponen Enterprise Content Management (ECM). Komponen ECM antara lain Manajemen Catatan, Alur Kerja, Manajemen Aset Digital, dll.

Dalam artikel ini, kita akan melihat secara mendalam Sistem Manajemen Dokumen paling populer yang digunakan oleh sejumlah instansi atau perusahaan sukses untuk mengelola dokumen berbasis kertas secara efisien.

Apa itu Manajemen Dokumen?

Manajemen Dokumen dapat didefinisikan sebagai cara yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola dan melacak dokumen elektronik.

Pedoman untuk pemahaman yang lebih baik tentang manajemen Dokumen:

Pengeditan dokumen secara bersamaan tetapi terpisah untuk menghindari konflik penulisan ulang.
Untuk mengembalikan kembali versi dokumen terakhir yang akurat jika terjadi kesalahan.
Kontrol versi untuk membedakan antara dua versi yang berbeda.
Rekonstruksi dokumen.

Saat ini, Manajemen Dokumen tersedia dari aplikasi kecil yang berdiri sendiri hingga konfigurasi skala besar perusahaan yang menggabungkan fitur pengisian dokumen standar.

Fitur-fitur tersebut antara lain:

Lokasi penyimpanan
Keamanan dan kontrol akses
Audit dan Pengindeksan
Klasifikasi, Pencarian dan pengambilan
Integrasi dengan aplikasi desktop

Sistem Manajemen Dokumen

Sistem Manajemen Dokumen mengacu pada pengelolaan dan pengaksesan dokumen secara elektronik.

Sistem Manajemen Konten Perusahaan mengelola dan mengontrol dokumen digital yang dibuat menggunakan Microsoft Office Suite dan aplikasi akuntansi seperti CAD dll.

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik harus berisi komponen-komponen yang diberikan di bawah ini agar terbukti efisien:

Impor: Untuk membuka dokumen baru ke dalam sistem.
Penyimpanan: Untuk memelihara file sistem dan memanfaatkan penyimpanan.
Identitas: Untuk mengambil dokumen dengan akurasi dengan menetapkan indeks.
Ekspor: Untuk menghapus item dari sistem.
Keamanan: Perlindungan kata sandi pada file tertentu untuk pengguna yang berwenang.

Sistem Manajemen Dokumen Paling Populer

Mari kita tinjau beberapa Sistem Manajemen Dokumen populer yang digunakan secara luas untuk mengurangi dokumentasi berbasis kertas dan meningkatkan kinerja organisasi berbasis dokumen.

PandaDoc

PandaDoc adalah platform manajemen dokumen online terkemuka yang memungkinkan kamu membuat, mengirim, dan berbagi dokumen secara online.

PandaDoc memungkinkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum dan mendukung berbagai format dokumen seperti PDF, Dokumen, dan dokumen digital lain yang sudah ada sebelumnya untuk transaksi dan proses tanpa kertas yang lebih cepat.

Aplikasi ini bekerja dengan baik untuk kontrak, perjanjian, dan jaminan penjualan lainnya, dan sangat ideal untuk digunakan oleh departemen SDM, penjualan, pemasaran, keuangan, hukum, dan operasi perusahaan.

Setiap bisnis atau organisasi dapat memperoleh manfaat dari platform manajemen dokumen seperti PandaDoc dalam hal pembuatan, berbagi, dan pengiriman dokumen.

Kamu dapat menggunakan semua fitur secara gratis untuk jangka waktu tertentu untuk melihat apakah aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan.

PandaDoc adalah platform manajemen dokumen menyeluruh yang memungkinkan kamu atau individu terkait untuk menyetujui dan menandatangani dokumen di mana saja kapan saja dengan fungsi tanda tangan elektronik bawaan.

Muncul dengan pembuat dokumen yang canggih namun mudah digunakan dengan editor drag-and-drop, memungkinkan kamu untuk dengan cepat membuat semua jenis dokumen bisnis seperti proposal, rencana bisnis, dan kontrak.

Dokumen dapat dipersonalisasi untuk membawa brand kamu, dan disesuaikan dengan elemen apa pun seperti teks dan gambar.

Kelebihan

Analitik tingkat granular. PandaDoc memungkinkan kamu melacak secara real-time di mana dokumen kamu berada, pada tahap apa (draf, dikirim, diterima, dibuka, diselesaikan), apa yang terjadi pada dokumen kamu saat kamu mengirim atau mengirimnya melalui email, dan berapa banyak waktu yang dihabiskan penerima kamu pada setiap bagian dan halaman dokumen kamu.
Solusi kolaboratif. Pencatatan dan komentar aktivitas dalam proposal memungkinkan kamu atau tim kamu membuat kesepakatan dan kesepakatan dengan pelanggan kamu, mengurangi waktu dekat kamu dan mempercepat alur kerja dan proses.
Mencerminkan brand kamu sepanjang waktu. Templat dan konten dari pustaka internal dapat disesuaikan untuk mencerminkan brand perusahaan kamu seperti nama dan logo, dan dapat diedit untuk menyertakan grafik, teks, dan elemen lainnya.
Platform terintegrasi. Hampir puluhan alat dan fitur berkumpul dalam satu paket terpadu. Selain itu, kemampuan integrasinya yang luas, dan kamu memiliki platform manajemen dokumen lengkap

Link Website

Juro

Juro adalah aplikasi otomatisasi kontrak all-in-one yang dibuat untuk bisnis menengah dan besar. Juro menempati tempat di daftar kami karena kemampuan manajemen dokumennya yang mencakup kontrol versi dan pelacakan penyelesaian, antara lain. Juro juga dapat menyimpan kontrak dengan aman di satu hub dan memungkinkan kamu untuk mengambil informasi yang kamu butuhkan melalui opsi pencarian teks intuitifnya.

Selain alat manajemen dokumen dasar, Juro juga dilengkapi dengan metadata, penandaan, dan kemampuan OCR. Dengan ini, lebih mudah untuk membuat repositori kaya data untuk bisnis kamu. Ditambah, Juro mendukung tampilan kolaboratif sehingga mengedit dokumen dengan rekan tim sangat mudah.

Sebuah platform berbasis web, Juro menyediakan lebih dari manfaat aplikasi manajemen dokumen juga. Juro dikenal dengan opsi otomatisasi siklus kontrak yang komprehensif serta susunan templat kontraknya. Selain itu, platform Juro juga dapat menangani proses persetujuan khusus. Juro juga terintegrasi dengan beberapa aplikasi pihak ketiga lainnya seperti Slack, Google Drive, Salesforce, dan Zapier.

Kelebihan

Pengeditan kolaboratif. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengedit kontrak dalam platform dan bahkan secara bersamaan berkomentar dan mengedit dokumen. Terlebih lagi, kamu dapat membagikan draf ini dengan pemangku kepentingan sehingga semua negosiasi dicatat dalam platform.
Pengambilan data sederhana. Muncul dengan opsi pencarian global yang memungkinkan kamu menemukan dokumen dengan mudah. Selain itu, Juro memiliki alat pencarian teks yang memungkinkan kamu menemukan dokumen berdasarkan informasi spesifik yang ditemukan di dalam dokumen.
Persetujuan dokumen mudah. Sebagai alat manajemen kontrak, Juro mendukung alur kerja persetujuan dokumen otomatis yang sepenuhnya dapat disesuaikan. Dengan cara ini kamu dapat memastikan bahwa draf ditinjau oleh orang yang tepat dan dikirim ke pemangku kepentingan yang tepat.
Integrasi pihak ketiga. Juro dapat berintegrasi dengan berbagai aplikasi pihak ketiga sehingga kamu tidak perlu khawatir tentang kompatibilitasnya dengan ekosistem aplikasi bisnis yang ada. Juro tidak hanya memudahkan impor/ekspor dokumen, tetapi juga memungkinkan kamu untuk memperluas fungsi platform.

Link Website

ContractWorks

ContractWorks adalah aplikasi yang dapat disesuaikan yang dapat membantu bisnis mengambil kendali yang lebih baik dari proses manajemen kontrak. Dengan merampingkan alur kerja ini, platform membantu mengurangi dampak kontrak yang salah urus pada bisnis.

Salah satu fitur terpenting dari ContractWorks adalah bahwa ContractWorks berfungsi sebagai tempat penyimpanan kontrak yang aman dan terpusat. Dengan semua kontrak di satu lokasi, pengguna dapat dengan mudah melihat detail kontrak dan memastikan tidak ada dokumen yang terlewatkan. Fungsi drag-and-drop dan tag kustom juga memungkinkan pengguna untuk mengatur kontrak dengan cara yang paling efisien.

Seiring dengan fitur umum aplikasi manajemen siklus kontrak, ContractWorks menyediakan akses ke berbagai macam laporan. Pengguna dapat membuat laporan yang disesuaikan berdasarkan metrik seperti nilai kontrak atau jenis kontrak. Laporan juga dapat dijadwalkan agar lebih mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan.

Kelebihan

Repositori kontrak yang terpusat dan dapat disesuaikan. Platform ini berfungsi sebagai repositori kontrak terpusat dengan fitur-fitur canggih untuk keamanan dan penyesuaian. Pengguna dapat “drag and drop” file dan folder sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan tag untuk mengatur kontrak juga.
Peninjauan kontrak yang mudah. ContractWorks juga dilengkapi dengan OCR dan fitur pencarian lanjutan untuk memudahkan pengguna mencari kontrak yang dibutuhkan. Fitur OCR lanjutan juga dapat secara otomatis membuat garis besar linier dari setiap kontrak.
Fitur tanda tangan elektronik bawaan. Dengan aplikasi, pengguna dapat dengan mudah menyiapkan dokumen untuk ditandatangani. Pengguna juga dapat memodifikasi tingkat akses untuk memberikan akses tanda tangan di tingkat individu dan departemen.
Pelacakan kontrak yang nyaman. ContractWorks memungkinkan pengguna mengatur peringatan khusus untuk pencapaian atau tanggal tertentu, sehingga mendapatkan cukup waktu untuk membuat perubahan kontrak. Aplikasi ini juga dapat memindai kontrak dan menambahkan tag penting seperti tanggal perpanjangan.

Link Website

Qoppa PDF Studio

Qoppa PDF Studio adalah aplikasi yang dirancang dengan berbagai fitur canggih untuk membuat, mengedit, dan meninjau PDF. Fitur penting dari aplikasi ini adalah lintas platform, sehingga berfungsi dengan baik baik kamu menggunakannya di Windows, MacOS, dan Linux. Tampilan intuitif juga memberi pengguna beberapa tampilan, seperti tampilan grid dan mode sentuh.

Beberapa alat paling berguna yang disertakan dalam Qoppa PDF Studio adalah alat redaksi dan Pengoptimal PDF. Alat pengoptimal memungkinkan pengguna mengurangi ukuran file PDF agar lebih mudah dibagikan. Qoppa juga memiliki kemampuan perbandingan side-by-side dan overlay untuk meninjau beberapa file PDF.

Kamu juga dapat menggunakan Qoppa PDF Studio untuk memberikan verifikasi “preflight” dan kepatuhan untuk dokumen PDF. Aplikasi dapat memverifikasi kepatuhan PDF dengan standar arsip seperti PDF/A, PDF/A-2b, dan PDF/A-3b.

Kelebihan

Alat komprehensif untuk peninjaunan PDF. Melalui aplikasi, pengguna dapat dengan mudah menambahkan hyperlink, teks, dan objek ke dokumen PDF. Teks PDF juga dapat dengan mudah diedit untuk tujuan keamanan, jika diperlukan.
Kemampuan meninjau PDF. Qoppa membantu pengguna melakukan perbandingan berdampingan atau overlay dari beberapa PDF untuk peninjauan yang lebih cepat dan lebih mudah. Pengguna juga dapat memasukkan audio yang direkam ke dalam PDF selama proses peninjauan.
Fitur keamanan PDF yang canggih. Pengguna dapat mengamankan dokumen PDF melalui enkripsi dan perlindungan kata sandi. Izin pengguna juga dapat diatur untuk file PDF untuk mengontrol akses.
Verifikasi “preflight” dan kepatuhan untuk file PDF. Aplikasi dapat memindai dokumen PDF untuk memverifikasi apakah dokumen tersebut sesuai dengan standar pengarsipan seperti PDF/A, PDF/A-2b, dan PDF/A-3b. Qoppa dapat mengonversi PDF yang sesuai ke dalam format arsip ISO PDF.

Link Website

Vitrium Security

Vitrium Security adalah aplikasi manajemen dokumen yang dirancang untuk membantu pengguna melindungi konten digital, termasuk dokumen dan gambar. Keamanan konten sangat penting bagi pembuat dan penerbit, karena membantu mencegah distribusi aset secara ilegal. Dengan mengamankan aset, pengguna juga dapat melindungi pendapatan.

Aplikasi ini dapat menerapkan enkripsi tingkat militer ke berbagai format file, termasuk DOC, PDF, XLS, MP4, AVI, JPG, dan PNG. Untuk keamanan tambahan, platform memungkinkan pengguna untuk mengontrol akses konten melalui izin pengguna. Perlindungan kata sandi juga tersedia untuk file di sistem.

Kamu juga dapat menyempurnakan cara konten digital diakses di Vitrium Security. Pengguna akan dapat mengontrol bagaimana konten disalin atau dicetak dan mencegah anotasi seperti highlight. Bergantung pada paket yang kamu pilih, kamu juga dapat mengatur batas pembukaan dan pencetakan untuk file di platform. Semua fitur ini memastikan bahwa aset digital tetap aman dari distribusi ilegal atau tidak sah.

Kelebihan

Perlindungan konten yang ditingkatkan. Aplikasi ini mencegah akses tidak sah ke konten digital melalui fitur-fitur seperti enkripsi 256-bit dan perlindungan kata sandi. Fitur keamanan ini dapat diterapkan ke berbagai macam file, termasuk dokumen, video, dan gambar.
Tetapkan izin pengguna. Dengan Vitrium Security, kamu dapat dengan mudah menambah atau menghapus pengguna dan mengaturnya ke dalam grup. Kamu juga dapat mengatur izin di tingkat pengguna untuk mengontrol bagaimana setiap pengguna mengakses konten digital.
Kontrol lanjutan untuk akses konten. Vitrium Security memberi pengguna kontrol yang lebih baik tentang bagaimana konten diakses. Kamu dapat mengatur batas pembukaan dan tampilan dan bahkan mengontrol akses dengan browser atau alamat IP.
Laporan dan analitik yang akurat. Vitrium Security juga memberikan wawasan berharga tentang bagaimana pengguna mengakses konten. Platform ini melacak aktivitas pengguna yang penting seperti rasio baca-tayang, tampilan, dan tampilan halaman.

Link Website

ContractZen

ContractZen hadir dengan serangkaian fitur lengkap untuk membantu bisnis mengelola kontrak dan dokumen lainnya. ContractZen dilengkapi dengan alat tata kelola untuk alur kerja yang melibatkan manajemen entitas, manajemen rapat dewan, dan layanan tanda tangan digital terintegrasi.

Fitur penting dari ContractZen adalah menawarkan layanan ruang data berbasis metadata (VDR). Melalui layanan ini, pengguna dapat membuat ruang virtual di mana dapat menyimpan dokumen rahasia seperti kontrak. Setelah dokumen ditambahkan, pengguna kemudian dapat membagikannya dengan aman kepada klien dan mengubah izin akses sesuai kebutuhan. Semua fitur ini memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang melihat file yang disimpan.

ContractZen juga menyediakan berbagai kemampuan untuk mengelola kontrak secara efisien. Dengan aplikasi, pengguna dapat menyimpan kontrak dan mengambil dokumen-dokumen ini dalam hitungan detik. ContractZen juga menggunakan metadata untuk membuat tampilan dinamis dari dokumen yang disimpan. Ditambah, pengingat otomatis membantu pengguna melacak tanggal-tanggal penting.

Kelebihan

Manajemen kontrak bertenaga AI yang efisien. Platform ini memudahkan pengguna untuk berbagi dan mengelola kontrak melalui ruang data virtual. Penandaan visual dan pencarian metadata juga memastikan bahwa pengguna selalu dapat menemukan kontrak yang butuhkan.
Integrasi tanda tangan digital. Aplikasi ini dapat dengan mudah diintegrasikan dengan layanan tanda tangan digital, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengirim dokumen untuk ditandatangani. Melalui ContractZen, dokumen seperti kontrak dan notulen rapat dapat ditandatangani lebih cepat.
Layanan ruang data virtual. Aplikasi ini memungkinkan pengguna mengatur ruang data virtual di mana dapat dengan aman berbagi dokumen sensitif seperti kontrak. Log audit dan kemampuan pelaporan juga memberikan visibilitas tentang siapa yang melihat dokumen bersama.
Teknologi AI dan OCR yang canggih. ContractZen hadir dengan teknologi OCR bertenaga AI canggih untuk membantu pengguna melakukan pencarian teks lengkap dokumen. Teknologi ini memastikan pencarian file yang lebih cepat dan efisien untuk pengguna.

Link Website

Encyro

Encyro dirancang untuk membantu meningkatkan efisiensi berbagai alur kerja dokumen, termasuk berbagi file dan pengumpulan tanda tangan digital. Menggunakan Encyro, pengguna dapat mengirim lampiran email tanpa mengkhawatirkan keamanan data klien. Sistem ini juga mengamankan data klien sesuai dengan standar industri seperti HIPAA, GDPR, PCI-DSS, dan SOX.

Encyro melindungi file dengan 16 lapisan keamanan ditambah teknologi enkripsi otomatis. Dengan fitur keamanan ini, pengguna dapat yakin bahwa dapat dengan aman mengirim dan menerima pesan dan file melalui email. Kamu juga akan memiliki opsi untuk menyiapkan halaman upload di mana klien dan pengguna lain dapat mengupload pesan dan file tanpa memerlukan nama pengguna dan kata sandi.

Untuk lebih meningkatkan keamanan, Encyro menyediakan jejak audit dan fitur pencatatan aktivitas. Fitur-fitur ini memungkinkan pengguna untuk meninjau aktivitas akun dan menemukan akses file yang mencurigakan, termasuk login dan unduhan. Melalui pelacakan pengiriman, pengguna juga dapat memastikan bahwa penerima yang dituju mendapatkan dan mengunduh pesan dan file yang dikirim.

Kelebihan

Fitur keamanan yang baik. Encyro menggunakan 16 lapisan keamanan ditambah teknologi enkripsi otomatis untuk memastikan bahwa pengguna dapat mengirim dan menerima data dengan aman. Jejak audit dan pencatatan aktivitas juga membantu pengguna melacak file dan akun lebih cepat.
Permintaan tanda tangan digital yang mudah. Dengan aplikasi, pengguna dapat meminta tanda tangan digitals dengan lebih mudah, berkat fitur seperti “tamper verification” dan kontrol akses. Klien juga akan dapat menggambar tanda tangan dengan jari pada dokumen bahkan tanpa menggunakan perangkat layar sentuh.
Akses seluler yang nyaman. Pengguna Encyro dapat mengakses akun melalui perangkat seluler yang mendukung Internet. Di ponsel, pengguna juga dapat mengambil foto dokumen untuk dipindai dan dibagikan.
Mengatur file secara otomatis. Encyro secara otomatis mengurutkan file ke dalam folder berdasarkan kontak. Ini memudahkan pengguna untuk melacak file yang dikirim dan diterima.

Link Website

Signaturely

Signaturely adalah platform tanda tangan elektronik yang memungkinkan pengelolaan dokumen bisnis yang lebih mudah seperti kontrak, perjanjian, dan formulir rilis. Melalui platform, pengguna dapat mengumpulkan tanda tangan yang mengikat secara hukum serta data seperti inisial dan tanggal.

Signaturely hadir dengan berbagai fitur untuk memudahkan tim berkolaborasi dalam dokumen. Sistem selalu menyimpan versi file terbaru untuk memastikan bahwa hanya dokumen yang tepat yang dikirim untuk ditandatangani. Signaturely juga memiliki tampilan drag-and-drop dan dilengkapi dengan lebih dari 40 template bawaan sehingga pengguna dapat dengan cepat membuat dokumen.

Sebagai aplikasi tanda tangan digital, Signaturely juga membantu pengguna membuat dokumen yang mudah ditandatangani. Memandu penandatangan dengan tanda tangan melalui bidang yang perlu diisi untuk memastikan bahwa informasi lengkap diberikan. Fitur tindak lanjut otomatis membantu memastikan bahwa dokumen ditandatangani tepat waktu. Dokumen juga dapat diakses melalui ponsel, membantu pengguna menghemat waktu dan tenaga dalam pengelolaan dokumen.

Kelebihan

Templat dokumen bawaan. Signaturely hadir dengan berbagai macam templat untuk dokumen seperti kontrak, perjanjian, proposal, dan formulir rilis, membantu pengguna membuat dokumen dalam hitungan menit.
Manajemen dokumen terpusat. Melalui Signaturely, dokumen disimpan di satu platform untuk pelacakan dan kolaborasi yang lebih mudah.
Pengumpulan informasi yang lebih efisien. Aplikasi memandu penandatangan melalui bidang yang perlu diisi dan memungkinkan akses dokumen melalui ponsel.
Kepatuhan hukum. Setiap data yang dikumpulkan melalui Signaturely dianggap mengikat secara hukum dan mematuhi undang-undang seperti Undang-Undang ESIGN dan peraturan eIDAS.

Link Website

Filemail

Filemail adalah platform ramah pengguna yang memungkinkan pengguna mengirim dokumen dan file berukuran besar dengan cepat, hingga 5 GB, gratis. Filemail tersedia sebagai sistem berbasis web atau sebagai aplikasi desktop. Aplikasi desktop Windows dan Mac Filemail dilengkapi dengan protokol akselerasi transfer eksklusif, memastikan kecepatan transfer file yang ditingkatkan.

Aplikasi desktop Filemail juga menawarkan fitur unik unduhan otomatis untuk file. Pengguna dapat mengonfigurasi pengaturan Filemail sehingga platform secara otomatis mengunduh file yang diterima. Pada gilirannya, ini mengurangi waktu yang dihabiskan pengguna untuk menunggu unduhan ini selesai. Ini sangat berguna untuk bisnis dan perusahaan yang secara teratur menerima file besar.

Seperti banyak layanan berbagi file terbaik, Filemail menawarkan transfer file yang aman. Platform ini menggunakan enkripsi data ujung ke ujung bersama dengan pemindaian virus untuk memastikan perlindungan bagi pengirim dan penerima file. Filemail juga sesuai dengan berbagai standar industri untuk keamanan data, termasuk HIPAA, GDPR, ISO27001, dan SOX.

Kelebihan

Transfer file gratis hingga 5 GB. Melalui Filemail, pengguna dapat mengirim file berukuran besar hingga 5 GB, baik melalui email maupun sebagai tautan. Pengguna juga dapat melacak file yang dikirim dan diterima untuk melihat apakah file tersebut telah diunduh.
Secara otomatis mengunduh file yang diterima. Aplikasi desktop Filemail dapat secara otomatis mengunduh file yang diterima pengguna. Pengguna juga dapat menentukan di mana file diunduh agar file tetap teratur.
Percepatan Transfer UDP. Aplikasi desktop Filemail juga menggunakan protokol akselerasi transfer UDP, yang memungkinkan kecepatan transfer cepat bahkan untuk file besar. Protokol akselerasi ini tersedia untuk aplikasi desktop Filemail Windows dan Mac.
Transfer file yang aman dan sesuai standar. Filemail menawarkan berbagai fitur keamanan untuk file, termasuk enkripsi data ujung ke ujung dan perlindungan kata sandi. Filemail juga sesuai dengan standar industri seperti GDPR dan HIPAA.

Link Website

PDFelement Pro

PDFelement Pro adalah editor PDF yang cepat, cerdas, dan terjangkau yang menawarkan kemudahan penggunaan dan kontrol penuh atas konten PDF kamu, serta opsi penyesuaian dan modifikasi.

Hadir dengan teknologi cerdas, memungkinkan kamu melakukan semua modifikasi yang diinginkan tanpa mempengaruhi format atau gaya dokumen kamu. PDFelement Pro menawarkan tampilan intuitif dan navigasi sederhana berdasarkan desain UX yang dioptimalkan sepenuhnya. Meskipun harus melawan Adobe Acrobat yang mapan, PDFelement diposisikan sebagai alternatif yang layak dan telah berkembang menjadi platform DMS dari banyak perusahaan Fortune 500.

Demikian pula, perusahaan kecil dan menengah dapat memanfaatkan kemampuan aplikasi untuk lebih mendefinisikan kembali alur kerja. PDFelement Pro memungkinkan kamu membuat anotasi PDF dengan cepat, membuat dan mengonversi PDF dari/ke format file lain, mengisi formulir dan menandatangani kontrak dengan mudah, dan menggunakan OCR untuk mengubah PDF yang dipindai menjadi teks yang dapat diedit.

Editor teksnya mendukung pengenalan paragraf cerdas, yang cocok dengan font dan gaya yang berbeda dan memungkinkan ekspor data yang mudah dalam format apa pun yang diinginkan. PDFelement adalah aplikasi lokal untuk komputer/ lapttop Windows dan Mac dan diberi harga berdasarkan pemasangan per komputer.

Kelebihan

Perlindungan tingkat perusahaan. PDFelement melampaui perlindungan standar dengan menawarkan enkripsi kata sandi AES 256-bit untuk melindungi file PDF dan memungkinkan kamu untuk menyunting teks, membuat dan mengelola tanda tangan digital, dan menetapkan izin untuk anggota tim.
Pengeditan yang canggih dan Pengenalan Karakter Optik (OCR). Kamu dapat mengedit file yang dipindai menggunakan fitur pengenalan karakter optik sistem, yang membuat dokumen dapat dicari dan dipilih dalam lebih dari 20 bahasa.
Konversi ratusan format file. PDFelement Pro mampu mengonversi lebih dari 300 format file menjadi PDF yang terlihat profesional dan bahkan memungkinkan kamu untuk menggabungkan seluruh file dan mengatur ulang halaman terlepas dari pengaturan aslinya.
Ekstrak dan konversi dokumen PDF. PDFelement Pro membawa kemampuan konversi yang luas – semua file kamu dapat dengan mudah menjadi HTML, gambar, dokumen Microsoft, dan sebagainya. Kamu dapat melakukan konversi batch atau membagi file menjadi beberapa dokumen yang lebih kecil dengan format berbeda dan kemudian mengekstraknya ke lokasi yang nyaman.

Link Website

Zoho Forms

Zoho Forms adalah pembuat formulir online yang sempurna untuk semua ukuran bisnis. Zoho Forms membantu kamu membuat dan mengelola formulir online dengan menggunakan berbagai jenis bidang dan tema yang dapat disesuaikan.

Kamu dapat memulai dari awal atau memilih dari banyak template yang tersedia. Alat pembuat formulir, yang mencakup bidang perhitungan otomatis, juga berguna dalam mempersonalisasi formulir pembayaran. Ditambah, kamu dapat menghubungkan formulir kamu ke solusi pembayaran yang aman seperti Paypal, 2Checkout, dan banyak lagi.

Aplikasi ini juga mendukung formulir multi halaman. Dengan hanya menambahkan page break, kamu dapat menambahkan dan mengatur ulang halaman di formulir kamu sesuai kebutuhan. Aturan halaman juga dapat dimodifikasi untuk membantu responden kamu menavigasi ke halaman tertentu berdasarkan jawaban.

Selain itu, kamu dapat menggunakan kampanye email, kode QR, dan tautan untuk membagikan formulir kamu di media sosial, atau kamu dapat menyematkan formulir di situs web.

Kelebihan

Publikasikan formulir di mana saja. Zoho Forms memungkinkan kamu untuk memublikasikan formulir kamu di platform apa pun, baik di media sosial atau situs web kamu. Dengan aplikasi versi seluler, responden kamu dapat mengisi formulir bahkan saat sedang offline.
Analisis cerdas. Alat analitik bawaan membantu kamu mendapatkan wawasan yang lebih mendalam dari statistik formulir, laporan khusus, dan sumber lalu lintas.
Personalisasi email kamu. Kamu dapat membuat dan mengirim email yang dipersonalisasi ke responden kamu, melampirkan salinan PDF dari respons formulir, atau memberi tautan yang memungkinkan mengedit atau memperbarui formulir.
Mendistribusikan beban kerja. Zoho Forms mengotomatiskan alur kerja kamu dan mengubah pengiriman menjadi tugas yang secara otomatis ditetapkan ke anggota tim yang tepat.

Link Website

Igloo

Igloo adalah aplikasi kolaborasi berfitur lengkap dengan fungsionalitas manajemen dokumen yang canggih. Dengan Igloo, kamu dapat mengatur konten, dokumen, dan anggota ke berbagai tempat kerja digital. Dengan demikian, kamu dapat menggunakannya untuk berbagai aspek operasi seperti orientasi karyawan baru, pertukaran informasi antar departemen, dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Platform berbasis cloud ini dilengkapi dengan pengelola file bawaan yang memungkinkan kamu mengupload dokumen dan data lainnya. Kamu dapat mengupload secara massal jika kamu perlu memproses sejumlah besar file. Ini juga memudahkan untuk memindahkan file dan folder melalui tampilan drag-and-drop yang intuitif.

Selain itu, manajer multimedia sistem menyederhanakan penyimpanan, penambahan, dan penyematan file gambar, audio, dan video. Bahkan termasuk pemutar media untuk melihat inline.

Kelebihan

Platform kolaborasi berfitur lengkap. Tempat kerja digital memudahkan untuk terhubung dengan karyawan, baik di kantor atau bekerja dari jarak jauh. Kamu dapat mengatur ruang tim, ruang rapat, dan direktori perusahaan di satu tempat.
Komunikasi yang ditingkatkan. Kamu dapat menggunakan platform untuk meningkatkan komunikasi internal di perusahaan. Kamu dapat mengupload buku pegangan karyawan sebagai PDF. Atau, buat versi wiki-nya. Kamu juga dapat mengembangkan ruang redaksi dan pusat umpan balik untuk keterlibatan karyawan.
Manajemen pengetahuan. Informasi adalah mata uang modern yang harus dikembangkan dan dipelihara oleh perusahaan. Kamu dapat dengan mudah meluncurkan tempat kerja digital seperti basis pengetahuan brand, basis pengetahuan pelanggan, dan pusat tata kelola.
Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga. Jika kamu sudah menggunakan solusi manajemen dokumen lain, kamu dapat memusatkannya di satu hub. Kamu dapat dengan mudah mengintegrasikan layanan seperti Office 365, G Suite, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk, dan banyak lagi.

Link Website

OnTask

OnTask mungkin merupakan aplikasi otomatisasi formulir pada intinya tetapi juga dilengkapi dengan modul manajemen dokumen yang canggih yang mendigitalkan seluruh perutean dokumen dan proses persetujuan.

Dibangun untuk usaha kecil hingga menengah, platform OnTask menawarkan perpustakaan templat khusus yang luas, mendukung lebih dari 60 jenis file, dan memiliki kemampuan untuk memindai PDF dan mendigitalkannya menggunakan bidang temukan dan ganti. OnTask bahkan mendukung pengeditan kolaboratif real-time sehingga redlining dan negosiasi revisi dokumen dilakukan langsung di platform OnTask. Dengan ini, bisnis dapat membuat dan mengelola kontrak, proposal, templat penawaran, dan jenis dokumen lainnya dengan cepat dan nyaman.

Selain yang disebutkan di atas, OnTask juga dilengkapi dengan otomatisasi dan penyesuaian alur kerja di mana pengguna dapat meluncurkan percabangan bersyarat, aturan persetujuan, dan banyak lagi.

Selain itu, sebagai alat otomatisasi formulir, OnTask dapat digunakan untuk menghasilkan formulir yang dinamis dan responsif seluler dan bahkan menangani pengumpulan data. Untuk melengkapi semua ini, OnTask sesuai dengan SOC2 dan HIPAA, sehingga kamu dapat memastikan bahwa file rahasia kamu tetap aman setiap saat. Semua tanda tangan digital yang dibuat pada program ini juga disertifikasi dan dapat dilacak untuk kenyamanan kamu.

Kelebihan

Kolaborasi dokumen real-time. OnTask memiliki alat kolaborasi dokumen unik yang memungkinkan pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk mengerjakan file secara real-time. OnTask memungkinkan untuk membuat “benang merah” dokumen dan menegosiasikan isinya secara real-time. Semua pembaruan juga direkam di dasbor sehingga semua orang tetap mengikuti perkembangannya.
Alur kerja otomatis. OnTask memiliki opsi otomatisasi dan penyesuaian alur kerja yang canggih yang mencakup percabangan bersyarat jika/maka, aturan persetujuan, dan audit tanda tangan. OnTask juga memiliki kontrol versi sehingga pelacakan kebelakang lebih mudah. OnTask juga memungkinkan pengguna untuk mengatur pemberitahuan untuk langkah-langkah yang berbeda dari alur kerja untuk pelacakan kemajuan yang lebih baik.
Pengambilan tanda tangan digital. Selain memungkinkan kamu membuat dokumen dan mengelola proses revisi dan persetujuan secara digital, OnTask memungkinkan kamu menyelesaikan negosiasi kontrak secara online. Hadir dengan alat tanda tangan digital sehingga kamu atau klien kamu tidak perlu lagi mencetak dokumen sebelum menandatangani dokumen.
Penyimpanan dokumen yang aman. OnTask mengakui standar keamanan internasional untuk melindungi informasi dan data sensitif apa pun yang kamu simpan di platform. OnTask dibangun untuk mematuhi HIPAA, SOC2, dan FERPA. Selain itu, semua tanda tangan yang dikumpulkan di platform dianggap mengikat secara hukum berdasarkan undang-undang ESIGN

Link Website

PaperSave

PaperSave adalah sistem manajemen dokumen berbasis cloud yang dipercaya oleh usaha kecil dan menengah. PaperSave memanfaatkan fitur pengambilan dokumen cerdas dan Pengenalan Karakter Optik (OCR) untuk mendigitalkan dan menyimpan dokumen dengan cepat.

Platform PaperSave dapat membantu kamu membuat alur kerja elektronik sepenuhnya menggunakan validasi data, formulir cerdas, dan aturan persetujuan yang dapat dikonfigurasi. Selain itu, PaperSave menyimpan semua file kamu dalam database terpusat yang dapat diakses dengan mudah oleh kamu dan karyawan yang berwenang. PaperSave bahkan dilengkapi dengan mesin pencari dinamis yang dengan cepat memindai isi dokumen untuk pengambilan data yang lebih mudah.

Untuk tim yang selalu bepergian, PaperSave juga dilengkapi dengan aplikasi seluler “native” untuk perangkat iOS dan Android. Dengan demikian, mudah untuk mengawasi semua usaha untuk pengelolaan dokumen bahkan saat kamu bepergian.

Hal bagus lainnya tentang platform PaperSave adalah dibangun untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi untuk ERP dan CRM seperti Blackbaud dan Intacct. PaperSave juga dapat terhubung dengan aplikasi Microsoft untuk impor/ekspor data yang lebih mudah.

Kelebihan

Pengambilan dokumen cepat. PaperSave dilengkapi dengan kemampuan pencarian dinamis yang memungkinkan pengguna melakukan pencarian teks lengkap dan pencarian terstruktur. Dengan ini, kamu dapat memindai seluruh dokumen dan menemukan file atau informasi yang kamu butuhkan dalam hitungan detik.
Pengambilan dokumen yang disederhanakan. Platform ini memungkinkan pengguna untuk mengambil dokumen dari pemindai desktop (scanner), email, mesin faks, formulir pintar, atau melalui aplikasi MS Office. Dari sana, pengguna memiliki opsi untuk memindai dokumen secara individual atau massal, menyimpan dokumen yang dipindai di basis data terpusat PaperSave, atau bahkan mengirimkannya ke sistem catatan resmi kamu secara langsung. Dengan cara ini, kamu dapat mempercepat proses pengarsipan file.
Alur kerja yang benar-benar tanpa kertas. Karena PaperSave menyimpan semuanya di cloud, pengguna dapat memiliki alur kerja manajemen dokumen yang sepenuhnya tanpa kertas. PaperSave mendukung proses persetujuan yang dapat dikonfigurasi sehingga kamu dapat memiliki kontrol atas apa yang terjadi di database kamu dan siapa yang dapat mengaksesnya. Terlebih lagi, PaperSave memiliki enkripsi dan protokol keamanan terbaik sehingga kamu tidak perlu khawatir tentang pelanggaran keamanan apa pun.
Manajemen dokumen seluler menjadi mudah. PaperSave memiliki aplikasi seluler iOS dan Android “native”. Dengan ini, kamu dapat mengakses database dokumen kamu, meninjau dan menyetujui file, serta mengambil informasi dari ponsel kamu.

Link Website

PinPoint

PinPoint adalah solusi inovatif yang dirancang untuk membantu bisnis, besar dan kecil, mengelola dan mengatur dokumen secara efisien dalam satu sistem.

PinPoint menawarkan berbagai fitur canggih, PinPoint memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen dengan aman, mengatur alur kerja, dan berkomunikasi dari satu hub terpusat.

PinPoint melayani kebutuhan beberapa industri termasuk perbankan, hukum, kesehatan, pendidikan, kota, manufaktur, ritel, klinis, koperasi simpan pinjam, manajemen properti, dan otomotif.

Nilai utama dari PinPoint adalah sentralisasi dokumen organisasi, kepatuhan dan keamanan dokumen, dan pengambilan file. Dalam hal manajemen dokumen, solusinya memungkinkan kamu membuat folder elektronik, cabinet, subdivisi, dan jenis dokumen yang sesuai dengan kebutuhan organisasi kamu. Dengan demikian, PinPoint memastikan bahwa tidak ada dokumen yang hilang atau salah arsip. Pada akhirnya, PinPoint akan menghemat biaya penggantian dokumen yang hilang dan waktu yang dihabiskan untuk menemukan dokumen yang salah arsip.

Terlebih lagi, PinPoint memiliki mesin OCR yang canggih dan Pengelola Pencarian Konten yang memfasilitasi pencarian dokumen dengan mudah dan cepat. Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan kata kunci atau pencarian teks lengkap.

Kelebihan

Seperangkat fitur yang lengkap. PinPoint menawarkan semua fitur inti yang kamu inginkan dari sistem manajemen dokumen. Selain merampingkan manajemen dokumen, platform ini menyediakan alat untuk mengotomatisasi alur kerja dan meningkatkan kolaborasi tim.
Kepatuhan. Selain itu, PinPoint memungkinkan bisnis untuk mematuhi berbagai peraturan dan standar seperti HIPAA, OSHA, FACTA, SOX, DOD, SEC, dan banyak lagi.
Keamanan dokumen. Selain mengakomodasi berbagai tingkat keamanan, solusi ini membantu administrator untuk memberikan pengguna tertentu akses ke pustaka dokumen. Lebih baik lagi, admin dapat menentukan aspek perpustakaan apa yang dapat diakses pengguna berdasarkan peran.
Fleksibilitas. Dalam hal penerapan, PinPoint dapat diimplementasikan sebagai solusi cloud atau yang dihosting sendiri. Ini memungkinkan kamu untuk membuat ruang kerja manajemen dokumen yang sefleksibel yang kamu butuhkan.

Kesimpulan

Singkatnya, ada berbagai macam sistem manajemen dokumen yang dapat kamu pilih. Ada banyak jenis dengan fitur berbeda yang digunakan dalam berbagai jenis tampilan. Namun, kamu tidak perlu khawatir tidak menemukan opsi yang baik untuk pekerjaan kamu.

Kamu dapat mulai dengan pilihan pertama kami: PandaDoc. Platform ini menawarkan daftar lengkap alat yang ditempatkan di tampilan yang mudah digunakan. Ini juga sangat terukur dan hemat biaya.

Menjadi digital tidak hanya akan membantu kamu menghemat pengeluaran dan waktu, tetapi juga membantu kamu menjadi perusahaan yang lebih ramah lingkungan yang layak untuk ditiru.

Memiliki ruang kerja digital bukan hanya aset untuk menjadi lebih efisien. Ini juga merupakan aset karena meningkatkan reputasi brand kamu di lingkungan pasar yang semakin sadar lingkungan.