Microsoft Excel adalah salah satu alat profesional yang paling mudah digunakan saat ini. Kebanyakan dari kita pasti pernah menggunakanya walaupun cuma sebatas untuk penggunaan fungsi dasar tabel dan grafik.
Salah satu fungsi Excel yang paling penting dan paling sering digunakan adalah manajemen persediaan. Manajemen inventory melalui Excel mempermudah penyusunan stok barang dan menghemat waktu.
MS Excel lebih disukai untuk bisnis berukuran kecil dan menengah dimana jumlah persediaan lebih sedikit.
Dalam usaha kecil, Excel adalah pilihan yang sangat baik untuk mengelola persediaan dan menyimpan catatan penjualan dan pembelian, pemesanan dan pengiriman serta penyimpanan data.
Excel menawarkan berbagai formula/ rumus persediaan yang berbeda untuk membantu untuk memantau aktivitas bisnis sehari-hari.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari itu, pengguna terlebih dahulu harus mengetahui kebutuhan penggunaan. Setelah itu pengguna harus mengetahui informasi dasar tentang bisnis dan entri yang akan dibuat di lembar kerja stok barang, seperti apa yang dibutuhkan dan apa yang harus dimasukan.
Buat stok barang tanpa template
Excel menyediakan fitur terbaru tentang semua aktivitas bisnis dan juga memberikan tampilan yang lebih baik saat melihat banyak dokumen.
Sekarang mari kita lihat proses langkah-demi-langkah untuk membuat stok barang menggunakan MS Excel.
Langkah 1
Jalankan Microsoft Excel. Spreadsheet kosong siap untuk pembuatan form stok barang.
Langkah 2
Klik ke cell pertama di spreadsheet yaitu A1, Ketik “Nomor”, “ID Produk”, “Nomor Produk”,”Nomor Katalog”, atau nama lainnya yang Anda sukai untuk digunakan dalam pelacakan item stok barang.
Untuk stok barang dasar sederhana kali ini, kita akan mulai dengan ID Produk.
Langkah 3
Klik pada cell B1 atau tekan tombol “Tab” pada keyboard untuk memindahkan cell berikutnya di sebelah kanan, yaitu B1.
Ketik “Diterima”, “Tgl Masuk”, “Barang Masuk” atau istilah pilihan Anda untuk pelacakan saat item diterima.
Langkah 4
Dengan cara yang sama, masukkan entri header “Tgl Pengiriman”, “Nama Penerima”, “Tanggal Keluar” dan “Komentar” pada cell C1, D1, E1 dan F1. Ini akan membuat header persediaan selesai. Sekarang Anda memiliki header dasar tempat stok barang Anda akan dibuat.
Langkah 5
Tempatkan kursor pada kolom pada garis antara kolom A dan B dan klik dua kali. Ini akan menyesuaikan lebar kolom A untuk mengatur isi cell. Ulangi hal yang sama untuk semua kolom.
Untuk kolom Komentar, letakkan kursor pada baris di antara kolom F dan G, klik dan tahan untuk menambah lebar kolom yang Anda inginkan.
Langkah 6
Sekarang saatnya untuk melakukan format dan memberi stok barang tampilan profesional dan rapi.
Pertama, Anda memerlukan judul untuk stok barang.
Tempatkan kursor pada baris 1 dan klik untuk menyeleksi keseluruhan baris.
Klik kanan pada “1” dan pilih “insert“. Proses ini akan menyisipkan baris kosong di atas Header.
Ketik nama inventory yang anda inginkan disini. Sebagai contoh saya akan menamainya sebagai “Stok Komputer”
Langkah 7
Seleksi pada judul, perbesar ukuran huruf menjadi 18.
Tempatkan kursor pada cell A1 dan seret sampai cell F1. Kemudian klik tombol “Merge & Center” pada grup Alignment pada tab Home.
Anda juga bisa memberi sentuhan pada judul dengan memilih warna menggunakan Font group.
Langkah 8
Header harus lebih menonjol dari pada item.
Untuk melakukannya. Perbesar ukuran font menjadi 14, pada opsi yang tersedia dalam grup Font di tab Home. Klik “B” (bold) untuk memberi cetak tebal pada header.
Selanjutnya Anda bisa memberi header dan warna yang berbeda dan juga lebih menonjolkannya dengan menambahkan warna pada cell header melalui pilihan Fill Color.
Semua opsi pemformatan ini tersedia di grup Font di tab Home.
Langkah 9
Seperti yang bisa Anda lihat, cell dan kolom saling tumpang tindih. Hal ini dapat dengan mudah disesuaikan dengan menyesuaikan lebar kolom.
Ulangi Langkah 5 untuk memperbaiki masalah lebar kolom.
Langkah 10
Tambahkan border pada form stok barang agar terlihat lebih bersih. Anggap saja stok barang Anda saat ini memiliki 10 item.
Pilih cell A2 dan kemudian tarik ke A12 lalu geser ke F12. Sekarang, pilih “All Borders” dari daftar pilihan drop-down border. Kemudian pilih cell “Stok Komputer” (Judul) dan pilih “Thick Outside Border” juga menggunakan drop-down border yang sama.
Daftar stok barang Anda harusnya terlihat jauh lebih profesional dan rapi setelah melakukan ini.
Langkah 11
Pilih baris 3. Buka ke tab “View” dan kemudian klik “Freeze Panes“.
Sekarang Anda tidak akan pernah kehilangan tampilan header stok barang, tidak peduli berapa banyak persediaan yang Anda tambahkan atau seberapa jauh Anda scroll kebawah.
Sekarang form kerja stok barang anda sudah siap untuk digunakan.
Sebelum mulai mengerjakannya, sangat disarankan untuk menyimpan file. Buka tab file dan klik “Save As.” Masukkan nama pilihan Anda, seperti “Daftar stok komputer“. Klik tombol “Save“.
Buat stok barang menggunakan template
MS Excel juga memiliki template untuk pengelolaan persediaan. Pengguna dapat memilih template stok barang dari daftar ini.
Template yang disediakan adalah template setengah jadi yang mena mempunya format dan formula lengkap yang telah disisipkan. Template ini bisa sangat berguna.
Mari kita lihat bagaimana menggunakannya.
Langkah 1
Buka Excel, Pada halaman utama terdapat kotak pencarian lalu ketik “Inventory“, cara ini mungkin tidak terdapat pada Excel versi dibawah 2016.
Pada intinya disini kamu mengakses halaman untuk pemilihan template dan pilih kategori “Inventories“.
Langkah 2
Pada daftar template akan ditampilkan template khusus untuk stok barang.
Langkah 3
Cek satu persatu daftar template stok barang dan pilih yang Anda sukai/ butuhkan.
Anda bisa melihat live preview saat mengklik template tersebut atau ditampilkan pada di side bar jendela.
Pilih salah satu yang sesuai untuk bisnis dan tujuan Anda.
Langkah 4
Klik “Create” atau “Download” (untuk versi dibawah 2016) untuk membuka template yang dipilih.
Langkah 5
Template dilengkapi dengan format yang sudah lengkap, namun dapat disesuaikan dan Anda dapat membuat perubahan apa pun terhadap form stok barang yang Anda inginkan agar lebih profesional dan menarik serta relevan dengan bisnis Anda.
Langkah 6
Simpan spreadsheet dengan nama file pilihan Anda.
Penutup
Excel bisa menjadi alat yang sangat berguna untuk usaha kecil, terutama jika Anda tahu bagaimana menggunakannya untuk manfaat terbaiknya.
Salah satu manfaat terbaik dari Excel adalah mengurangi tenaga kerja manual.