Menurut Anda apa penyebab kebangkrutan terbesar di sebagian besar bisnis saat ini? Ini bukan kurangnya penjualan, eksekutif yang dibayar lebih, atau operasi yang kelebihan staf, namu lebih ke aset yang salah urus. Memastikan sistem manajemen inventaris yang kuat dapat menjadi pembeda antara restoran yang sukses, restoran yang hampir tidak menghasilkan keuntungan, atau restoran yang harus tutup.
Karena keuntungan bersih restoran biasanya cukup tipis, pengendalian biaya selalu menjadi perhatian utama. Setelah tenaga kerja, biaya makanan biasanya merupakan pengeluaran terbesar untuk restoran. Ketika Anda fokus untuk meningkatkan keuntungan dengan memaksimalkan setiap rupiah yang dihabiskan, ada manfaat lain juga. Di bawah ini adalah praktik terbaik dalam manajemen inventaris restoran yang menguntungkan.
Pertimbangan Sistem Point-of-Sale
Manajemen inventaris dalam point-of-sale (POS) dapat menghilangkan banyak menebak dengan melacak item yang ada dan menggunakan item tertentu. Bahkan jika Anda menjalankan sebuah restoran kecil, Anda akan memiliki setidaknya beberapa lusin item dalam inventaris Anda, dan operasi yang lebih besar dapat dengan mudah memiliki beberapa ratus item.
Aspek lain dari POS yang kuat dan fleksibel adalah kemampuan untuk memasukkan spesifikasi bahan menu dan ukuran porsi, dan kemudian kemampuan untuk menganalisis penjualan aktual. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi bahan yang digunakan terlalu banyak atau bahkan potensi pencurian. Bergantung pada aplikasi yang terintegrasi ke dalam POS Anda, Anda bahkan mungkin dapat melacak karyawan mana yang terkait dengan kehilangan inventaris untuk memulai penyelidikan.
Inventaris Awal
Meskipun sedikit berbeda dari satu bisnis ke bisnis lainnya, persediaan umumnya berarti penyimpanan barang: produk jadi, bahan baku, dan barang eceran. Apakah Anda seorang pemilik baru, manajer umum, atau manajer dapur, tempat pertama untuk memulai adalah verifikasi inventaris Anda secara pribadi sehingga Anda tahu kondisi restoran Anda saat ini.
Lakukan penghitungan awal ini sendiri, bahkan jika Anda berencana untuk mendelegasikan tanggung jawab untuk pengendalian inventaris. Tuliskan setiap item, satuan ukuran, dan kuantitas, seperti:
| Nama barang | Ukuran | Jumlah |
| Bawang | Keranjang 1 KG | 10 |
| Daging Ayam | Ons | 100 |
| Keju | Ons | 50 |
Tujuan utama melakukan penghitungan inventaris adalah untuk mengukur jumlah makanan, minuman, persediaan, dan produk lainnya (selanjutnya disebut sebagai ‘barang’) yang digunakan restoran Anda dari waktu ke waktu. Penggunaan ini kemudian dapat dikonversi menjadi biaya, yang kemudian dibandingkan dengan total penjualan untuk periode tertentu. Seiring waktu, Anda dapat menentukan dengan tepat berapa banyak keuntungan yang diperoleh bisnis Anda dari produk yang digunakan dengan benar.
Kebijakan Manajemen Inventaris
Banyak restoran melakukan inventarisasi setiap hari atau setiap minggu. Waktu terbaik untuk Anda akan bergantung pada jumlah produk yang “bergerak” di restoran Anda dan jika Anda menggunakan sistem POS untuk mengelola inventaris. Terlepas dari seberapa sering Anda melakukan inventaris, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan untuk manajemen inventaris yang mencakup:
- Inventarisasi dilakukan secara berkala.
- Terus-menerus memperbarui daftar inventaris, termasuk barang-barang promosi musiman atau khusus.
- Merancang metode untuk menghitung harga pokok barang.
- Menugaskan satu orang untuk bertanggung jawab atas pelacakan inventaris dan orang kedua untuk membantu.
- Jadwal reguler untuk pengiriman dan pemesanan (procurement), dengan satu orang yang bertanggung jawab.
- Pengadaan termasuk perkiraan biaya, pemesanan, penerimaan, dan perubahan pengiriman reguler.
- Sesekali atau setidaknya setiap tahun sekali, Inventarisasi dilakukan oleh pemilik untuk audit internal.
Kecuali jika Anda adalah restoran yang sangat kecil, inventaris dan pengadaan harus diberikan kepada orang yang berbeda, yang bertindak sebagai pengendalian internal. Dengan posisi ini, carilah individu yang dapat dipercaya yang berfikir analitis. Tidak hanya dua pasang mata yang memperkecil kemungkinan ada yang terlewat selama penghitungan inventaris, tetapi juga merupakan tindakan anti-kerugian. Salah satu dapat menghitung, dan yang lain dapat merekam informasi inventaris. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk melatih semua karyawan tentang pentingnya manajemen inventaris dan kebijakan restoran Anda.
Analisa Menu Anda
Setelah melakukan inventarisasi, cara terbaik untuk mengontrol biaya inventaris adalah dengan memikirkan menu Anda. Di restoran, kemungkinan ada beberapa item yang menjadi penjualan teratas atau sangat penting bagi pelanggan Anda. Ini juga disebut item kunci, atau item “center of the plate”. Ini harus diinventarisasi setiap hari sebelum pintu dibuka untuk penjualan untuk membantu menjaga staf bertanggung jawab atas makanan yang tumpah, salah dimasak, atau berpotensi dicuri.
Bekerja untuk menggabungkan bahan, hidangan, dan item sehingga digunakan dalam berbagai cara, atau dikenal sebagai pemanfaatan silang untuk meminimalkan pemborosan. Bahan yang berdiri sendiri dapat bekerja untuk restoran yang sangat besar; Namun, itu adalah pertaruhan jika hidangan tersebut secara sporadis berhenti dijual. Jika salah satu tujuan restoran Anda adalah keberlanjutan, pastikan untuk meningkatkan permainan pemanfaatan silang.
Pahami Potensi Kehilangan Persediaan
Ada beberapa alasan mengapa restoran Anda mungkin mengalami kehilangan persediaan, beberapa di antaranya tidak dapat dihindari. Sangat penting untuk mencatat setiap kerugian karena limbah dari barang yang tumpah, kurang matang, terbakar, dicuri, disimpan dengan tidak benar, atau alasan lainnya. Setiap inventaris yang hilang perlu diperhitungkan untuk menganalisis penggunaan dan biaya secara akurat. Selain itu, manajer perlu mempelajari mengapa makanan terbuang percuma dan bagaimana masalah tersebut dapat diperbaiki.
Demikian juga, penanganan makanan yang buruk adalah salah satu kontributor terbesar penipisan persediaan. Beri label makanan dengan benar dengan tanggal kedaluwarsa yang ditandai dengan jelas. Ketika makanan diberi label dengan benar dan diberi tanggal dengan benar, karyawan tahu apa yang harus digunakan dan kapan. Aspek sekunder dari potensi kerugian adalah memiliki proses khusus untuk item yang mendekati tanggal kedaluwarsa yang akan digunakan untuk spesial atau untuk hidangan spesial di luar menu yang kreatif. Hidangan khusus ini bekerja dengan baik ketika staf dilatih dalam mengumumkan hidangan khusus tersebut kepada pelanggan.
Penutup
Manajemen inventaris restoran yang efisien, teratur, dan menguntungkan sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Menggunakan lima langkah yang menggabungkan POS yang kuat dan fleksibel, inventaris awal, kebijakan manajemen inventaris, memperhatikan menu Anda, dan memahami kehilangan inventaris, bisnis Anda akan berjalan lebih lancar, staf akan saling bertanggung jawab, dan profitabilitas akan dimaksimalkan. Tidak ada waktu untuk disia-siakan, mulailah jalan Anda untuk mengendalikan inventaris hari ini.