Perjalanan bisnis sering kali memakan waktu dan energi. Ini terutama terjadi saat harus mengatur agenda perjalanan, dari transportasi hingga akomodasi. Namun, dengan alat yang tepat, semuanya bisa menjadi lebih mudah.
Apa itu manajemen perjalanan bisnis?
Manajemen perjalanan bisnis adalah proses mengatur semua kebutuhan perjalanan kerja. Ini melibatkan perencanaan, pemesanan, dan pengelolaan berbagai hal. Ini meliputi penerbangan, tempat menginap, dan transportasi darat. Juga, mencatat dan melaporkan pengeluaran perjalanan.
Dengan program manajemen perjalanan bisnis yang baik, karyawan bisa bepergian dengan lancar. Biaya juga tetap terjaga.
Selain itu, agenda perjalanan dinas adalah penting dalam manajemen ini. Agenda itu mencakup jadwal kegiatan. Tujuannya adalah agar waktu dan sumber daya terpakai secara efisien.
Cara Mengelola Perjalanan Perusahaan
Mengelola perjalanan dinas perusahaan itu penting. Ini agar kegiatan berjalan lancar dan anggaran terjaga. Berikut langkah-langkahnya:
- Tentukan Aturan Perjalanan. Buat aturan yang jelas soal perjalanan dinas. Misalnya, berapa batas anggaran tiket, hotel, dan pengeluaran lainnya. Kebijakan ini juga bisa menjelaskan apakah perjalanan harus dipesan lewat aplikasi atau vendor tertentu.
- Buat sistem pemesanan yang sederhana. Dengan aplikasi khusus, perjalanan bisa dipesan lebih cepat dan mudah. Ini juga membantu memantau pengeluaran supaya tetap sesuai aturan.
- Terapkan Persetujuan Sebelum Pemesanan. Sebelum memesan, pastikan manajer setuju dengan rencana perjalanan. Ini membantu menghindari biaya yang tidak perlu dan memastikan perjalanan memang diperlukan.
- Sediakan alat untuk mengelola pengeluaran. Gunakan aplikasi untuk melacak pengeluaran saat perjalanan berlangsung. Karyawan bisa langsung mengunggah struk pengeluaran. Ini lebih efisien dan memudahkan proses penggantian biaya.
- Lakukan tinjauan setelah perjalanan. Evaluasi pengeluaran. Cari cara untuk menghemat lebih banyak dalam perjalanan berikutnya.
Haruskah karyawan mengatur perjalanan sendiri?
Mengizinkan karyawan mengatur perjalanan mereka sendiri bisa menjadi pilihan dengan beberapa manfaat.
- Lebih Fleksibel: Karyawan bisa memilih jadwal dan fasilitas yang mereka butuhkan. Jadi, perjalanan menjadi lebih nyaman.
- Hemat Waktu: Karena mereka tahu apa yang dibutuhkan, proses pemesanan bisa lebih cepat.
- Kontrol Biaya: Dengan tanggung jawab langsung, karyawan cenderung mencari harga terbaik sesuai anggaran.
- Memberikan Kepercayaan: Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan percaya pada kemampuan karyawan.
Namun, tetap penting untuk memberikan pedoman yang jelas agar semuanya tetap terkontrol.
Peran Aplikasi Manajemen Perjalanan
Aplikasi untuk perjalanan dinas sangat membantu karena bisa:
- Membantu memesan tiket dan hotel.
- Mencatat pengeluaran secara otomatis.
- Memberikan laporan lengkap tentang pengeluaran perjalanan.
- Aplikasi ini juga bisa dihubungkan dengan sistem lain, seperti penggajian, untuk mempermudah pengelolaan.
Apa manfaat manajemen perjalanan bisnis?
Manajemen perjalanan bisnis yang baik memberikan banyak manfaat, di antaranya:
- Penghematan Biaya. Dengan mengelola perjalanan dinas, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
- Kepuasan Karyawan. Pemesanan yang mudah dan perjalanan yang nyaman membuat karyawan merasa dihargai.
- Produktivitas lebih tinggi. Dengan menyederhanakan perjalanan, karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utama mereka.
Contoh, jika sebuah perusahaan punya sistem otomatis untuk pelaporan pengeluaran, karyawan tidak perlu mencatat setiap pengeluaran secara manual. Hal ini juga mengurangi stres dan memungkinkan perjalanan dinas berlangsung lebih lancar.
Bagaimana cara menemukan aplikasi manajemen perjalanan korporat?
Saat mencari aplikasi untuk mengatur perjalanan dinas, perhatikan hal ini:
- Kemudahan Penggunaan. Pilih aplikasi dengan tampilan yang sederhana dan mudah dipahami.
- Integrasi. Aplikasi ini harus terhubung dengan sistem lain, seperti aplikasi keuangan atau SDM.
- Opsi Kustomisasi. Aplikasi harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaanmu.
- Harga. Sesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
- Dukungan Pelanggan. Pilih aplikasi yang menyediakan bantuan kapan saja jika terjadi kendala.
Kamu bisa membaca ulasan online atau bertanya pada rekan kerja. Itu untuk menemukan pilihan terbaik. Banyak aplikasi juga menawarkan uji coba gratis sehingga kamu bisa mencobanya sebelum memutuskan.
Setelah memilih aplikasi yang cocok, libatkan semua pihak yang berkepentingan dalam implementasinya. Buat panduan penggunaan agar karyawan memahami kebijakan pemesanan tiket, hotel, atau transportasi lain. Langkah ini mencegah kesalahan, seperti memesan perjalanan pribadi dengan dana perusahaan atau membayar biaya yang tidak perlu.
Bagaimana cara memesan tiket pesawat untuk perjalanan bisnis?
Untuk perjalanan dinas, tiket pesawat dapat dipesan melalui aplikasi manajemen perjalanan. Aplikasi ini mempermudah proses pemesanan, memberikan rekomendasi sesuai preferensi, dan menyederhanakan persetujuan perjalanan.
Jika aplikasi itu tidak ada, pesanlah langsung melalui maskapai atau situs pihak ketiga. Namun, cara ini biasanya tidak memiliki kontrol dan pengawasan sebanyak aplikasi khusus.
Catat semua informasi perjalanan dalam agenda perjalanan dinas. Ini untuk efisiensi dan ketepatan waktu.
Aplikasi Terbaik untuk Agenda Perjalanan Dinas
1. PLANERGY
PLANERGY adalah alat untuk mengelola perjalanan bisnis dan pengeluaran perusahaan. Dengan alat ini, semua proses perjalanan kerja bisa menjadi lebih mudah. PLANERGY menggabungkan berbagai fitur untuk membantu perusahaan. Ini untuk memesan perjalanan, melacak biaya, dan memastikan aturan diikuti.
Fitur Utama PLANERGY
- Melacak dan Mengelola Pengeluaran. PLANERGY mempermudah memeriksa dan mengatur penggantian biaya untuk perjalanan karyawan. Ini penting supaya keuangan tetap terkontrol dan semua biaya tercatat dengan jelas.
- Terhubung dengan Aplikasi Pengadaan. Alat ini dapat bekerja sama dengan aplikasi lain untuk mengelola anggaran perjalanan bisnis.
- Tampilan Mudah Dipakai: PLANERGY dirancang agar mudah digunakan. Karyawan bisa memesan perjalanan atau melaporkan pengeluaran tanpa pelatihan yang rumit.
- Laporan lengkap. Laporan lengkap tentang pengeluaran perjalanan bisa kamu lihat. Temukan cara untuk menghemat dan buat aturan perjalanan yang lebih baik.
- Mendukung Kepatuhan Aturan Perusahaan. Alat ini memastikan semua perjalanan dan pengeluaran sesuai dengan aturan perusahaan, misalnya dengan alur persetujuan otomatis.
Keuntungan Menggunakan PLANERGY
- Menghemat Waktu. Semua tugas, seperti memesan perjalanan dan melaporkan pengeluaran, jadi lebih cepat.
- Mengontrol Biaya. PLANERGY memudahkanmu mengawasi pengeluaran dan menghindari biaya yang tidak perlu.
- Mempermudah Karyawan. Alat ini membuat karyawan dapat fokus. Mereka tidak perlu repot mengurus logistik perjalanan.
Secara keseluruhan, PLANERGY adalah alat yang bermanfaat untuk perusahaan. Ini ingin mengatur perjalanan bisnis dengan lebih efisien. Alat ini memadukan fungsi pengelolaan keuangan yang baik dengan pengalaman pengguna yang nyaman.
2. TripIt
TripIt adalah aplikasi manajemen perjalanan. TripIt mengatur jadwal perjalanan agar lebih mudah dan rapi. Aplikasi ini cocok untuk siapa saja, baik untuk kerja maupun liburan. Semua rencana perjalanan bisa digabungkan dalam satu jadwal yang mudah diakses kapan saja.
Fitur Utama TripIt
- Jadwal Perjalanan Terorganisir. Kamu cukup meneruskan email konfirmasi perjalanan, dan TripIt akan membuat satu dokumen lengkap. Semua pemesanan seperti tiket pesawat, hotel, atau mobil sewa digabungkan di satu tempat.
- Pembaruan Realtime. TripIt memberikan informasi penting seperti keterlambatan penerbangan atau perubahan gerbang. Dengan begitu, kamu bisa cepat menyesuaikan rencana tanpa repot.
- Terhubung dengan banyak layanan. Kamu bisa mengatur semua aspek perjalanan dalam satu aplikasi. Tak perlu membuka banyak situs atau aplikasi lain.
- Bisa Diakses Offline. Jadwal perjalananmu tetap bisa dibuka walau sedang tidak ada koneksi internet. Fitur ini berguna saat kamu berada di daerah yang sulit sinyal.
- TripIt Pro. Versi premium ini menawarkan fitur tambahan. Fitur ini: 1. Mencari tempat duduk terbaik. 2. Memberikan alternatif penerbangan saat ada masalah. 3. Melacak poin program loyalitas. Notifikasi dan pengingatnya juga lebih lengkap.
Keuntungan Menggunakan TripIt
- Hemat waktu. Kamu tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mengatur jadwal perjalanan secara manual.
- Mengurangi Kebingungan. Dengan semua informasi di satu tempat, kamu bisa lebih santai saat perjalanan.
- Perjalanan menjadi lancar. Info dan pembaruan dari aplikasi membantumu membuat keputusan yang cepat dan tepat.
TripIt adalah asisten perjalanan yang selalu siap membantu. Dengan TripIt, merencanakan perjalanan menjadi lebih mudah, nyaman, dan bebas stres!
3. TravelPerk
TravelPerk adalah aplikasi yang membantu mengelola perjalanan dinas dengan lebih mudah. Dengan berbagai fitur canggih, TravelPerk cocok untuk semua ukuran perusahaan. TravelPerk dirancang agar pemesanan perjalanan lebih praktis dan terorganisir.
Fitur Utama TravelPerk
- Pilihan Perjalanan Lengkap. TravelPerk memiliki banyak pilihan. Ada tiket pesawat, hotel, kereta api, dan sewa mobil. Kamu bisa memilih opsi terbaik sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
- Kebijakan Perjalanan Fleksibel. Perusahaan bisa membuat aturan perjalanan, seperti batas pengeluaran dan jadwal. Ini untuk mengontrol semua langkah persetujuan.
- Dasbor Pengelolaan Terpusat. Semua pengeluaran dan pemesanan perjalanan dapat dikelola di satu tempat. Tampilan ini membuat semua data mudah diakses dan dipantau.
- Dukungan 24/7. Dengan layanan 24 jam, masalah saat perjalanan bisa langsung diatasi. Ini mencakup perubahan jadwal dan kebutuhan mendesak lainnya.
- Terhubung dengan Aplikasi Lain. TravelPerk dapat terhubung ke aplikasi keuangan seperti Spendesk. Jadi, pengeluaran perjalanan bisa langsung tercatat dan pelaporan menjadi lebih mudah.
- Pelaporan Pengeluaran Otomatis. Laporan pengeluaran dibuat secara otomatis, sehingga tidak perlu mencatat secara manual. Hal ini menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
Keuntungan TravelPerk untuk perjalanan dinas.
- Hemat waktu. Pemesanan perjalanan menjadi lebih cepat dan sesuai dengan aturan perusahaan.
- Pengelolaan Biaya yang Lebih Baik. Dengan kontrol atas kebijakan perjalanan, perusahaan dapat menghemat biaya perjalanan.
- Visibilitas Pengeluaran. Data pengeluaran ditampilkan dalam grafik atau laporan, sehingga mempermudah perencanaan anggaran.
Dengan fitur yang lengkap dan layanan yang memudahkan, TravelPerk adalah pilihan tepat untuk mendukung agenda perjalanan dinas. Ini membantu perusahaan mengelola perjalanan dengan efisien tanpa mengurangi kenyamanan para karyawan.
4. Airbnb untuk Kerja (Airbnb for Work)
Airbnb untuk Kerja adalah layanan Airbnb untuk perjalanan dinas karyawan. Layanan ini membantu perusahaan mengelola akomodasi secara praktis, tanpa mengorbankan kenyamanan dan efisiensi.
Fitur Utama Airbnb untuk Kerja
- Pilihan Akomodasi Bisnis. Properti yang ditawarkan memiliki fasilitas seperti: Wi-Fi stabil, ruang kerja yang nyaman, dan jadwal check-in/check-out yang fleksibel.
- Dasbor Admin yang Mudah Digunakan. Perusahaan bisa memesan, memantau, dan mengatur perjalanan dinas karyawan melalui dasbor ini. Proses pengelolaan menjadi lebih cepat dan terorganisir.
- Kontrol Anggaran yang Efektif. Fitur peringatan harga dan grup pembayaran membantu perusahaan mengelola anggaran perjalanan.
- Layanan Dukungan Khusus. Airbnb menyediakan tim dukungan pelanggan yang siap membantu kebutuhan perjalanan dinas.
- Pilihan Hemat Biaya. Akomodasi Airbnb seringkali lebih murah daripada hotel. Ini membantu perusahaan menghemat tanpa mengurangi kenyamanan.
Keuntungan Menggunakan Airbnb untuk Kerja
- Fleksibilitas. Bisa memilih akomodasi, dari kamar sederhana hingga rumah besar, sesuai kebutuhan tim.
- Pengalaman Lokal. Menginap di perumahan memberi kesempatan untuk merasakan budaya setempat. Ini membuat perjalanan lebih berkesan.
- Pilihan untuk Menginap Lama. Airbnb cocok untuk perjalanan dinas jangka panjang dengan fasilitas yang mendukung kenyamanan.
- Pengelolaan yang efisien. Dasbor membantu HR dan tim keuangan memantau pengeluaran serta mengelola laporan perjalanan.
Airbnb untuk Kerja adalah solusi ideal untuk perusahaan. Dengan fleksibilitas dan efisiensinya, ia dapat mengelola perjalanan dinas secara hemat dan terencana.
5. PackPoint
PackPoint adalah aplikasi daftar pengepakan untuk perjalanan. Aplikasi ini membantu traveler mengatur barang bawaan dengan lebih efisien. Aplikasi ini secara otomatis membuat daftar barang yang perlu dibawa. Daftar itu berdasarkan durasi perjalanan, cuaca, dan aktivitas yang direncanakan, termasuk agenda perjalanan dinas.
Fitur Utama PackPoint
- Daftar Pengepakan yang Sesuai Kebutuhan. Kamu bisa memasukkan detail seperti tujuan, tanggal keberangkatan, dan durasi perjalanan. Dengan data ini, PackPoint membuat daftar barang yang pas. Daftar itu mencakup kebutuhan untuk perjalanan dinas atau liburan.
- Pilihan Aktivitas yang beragam. Aplikasi ini memungkinkan kamu memilih aktivitas, seperti berenang, hiking, atau rapat bisnis. Ini akan membuat daftar pengepakan lebih relevan dengan rencanamu.
- Penyesuaian Berdasarkan Cuaca. PackPoint memeriksa prakiraan cuaca di destinasi dan menyesuaikan daftar barang bawaan. Jika cuaca dingin, bawa jaket. Untuk musim hujan, bawa payung atau jas hujan.
- Berbagi dengan Teman. Kamu bisa berbagi daftar pengepakan dengan teman atau keluarga yang ikut. Ini agar semua orang siap dengan barang yang mereka butuhkan.
- Fitur Premium untuk Fleksibilitas Lebih. Versi premium memungkinkanmu menambahkan barang atau aktivitas khusus. Juga, ada integrasi dengan TripIt untuk membuat daftar otomatis.
Manfaat Menggunakan PackPoint
Mencegah Lupa Barang Penting. Dengan daftar yang terstruktur, kamu tidak akan lupa barang penting. Misalnya, dokumen untuk agenda perjalanan dinas.
- Mudah digunakan. Aplikasi ini sederhana dan ramah. Cocok untuk traveler pemula.
- Menghemat Waktu. Daftar otomatis mengurangi waktu persiapan. Jadi, kamu bisa fokus pada hal-hal lain dalam perjalanan.
6. Egencia
Egencia adalah alat yang membantu perusahaan mengelola perjalanan bisnis dengan lebih mudah. Egencia, bagian dari American Express Global Business Travel, menyediakan teknologi canggih untuk memesan tiket, hotel, dan lainnya. Ini juga menjaga anggaran perjalanan tetap terkendali.
Fitur Utama Egencia
- Pemesan Mandiri yang Mudah. Dengan Egencia, karyawan bisa memesan tiket pesawat, hotel, atau mobil sewaan sendiri. Caranya lewat tampilan yang mudah digunakan. Semua tetap sesuai dengan aturan perusahaan.
- Aturan Perjalanan yang Teratur. Perusahaan bisa membuat aturan khusus untuk memastikan semua perjalanan sesuai dengan kebijakan. Ini membantu mengontrol pengeluaran dan menghindari masalah.
- Pemberitahuan Cepat. Egencia memberikan informasi real-time jika ada perubahan jadwal penerbangan atau pembatalan. Ini membuat perjalanan lebih aman dan nyaman.
- Laporan yang lengkap. Perusahaan dapat menghemat uang dengan data yang lengkap. Mereka bisa melihat laporan perjalanan dan memantau pengeluaran.
- Perlindungan untuk Karyawan. Ada fitur pelacakan. Ini memastikan perusahaan tahu lokasi karyawan saat perjalanan. Jadi, keselamatan mereka terjamin.
- Mudah terhubung dengan aplikasi lain. Egencia dapat dihubungkan dengan aplikasi lain untuk mencatat pengeluaran dan mempercepat proses penggantian biaya.
Manfaat Menggunakan Egencia
- Lebih mudah dan cepat. Semua pemesanan dilakukan di satu tempat, jadi lebih hemat waktu dan energi.
- Hemat Uang. Akses ke harga spesial dari maskapai dan hotel membantu perusahaan menghemat biaya perjalanan.
- Mudah digunakan. Tampilan Egencia dirancang sederhana, jadi siapa pun bisa menggunakannya tanpa ribet.
7. SAP Concur
SAP Concur adalah aplikasi cloud. SAP Concur membantu perusahaan mengatur perjalanan dinas dan mengelola pengeluaran karyawan. Dengan SAP Concur, semua proses menjadi lebih mudah. Ini, dari memesan tiket hingga melaporkan pengeluaran.
Fitur Utama SAP Concur
- Pemesanan Perjalanan. Karyawan bisa mencari dan memesan tiket pesawat, hotel, dan mobil lewat aplikasi. Juga, mereka bisa memesan layanan perjalanan lainnya. Tarif yang ditampilkan sudah disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, jadi lebih hemat.
- Manajemen Pengeluaran. SAP Concur memudahkan kamu melaporkan pengeluaran. Kamu cukup mengambil foto bukti pembayaran lewat handphone, lalu mengunggahnya ke aplikasi. Semua pengeluaran akan dihitung secara otomatis sehingga mengurangi kesalahan.
- Kepatuhan Kebijakan. Perusahaan bisa membuat aturan tentang perjalanan dinas dalam aplikasi ini. Jika ada pengeluaran yang tidak sesuai, aplikasi akan memberi peringatan. Ini untuk memastikan semuanya tetap sesuai aturan.
- Akses Lewat Handphone. Dengan SAP Concur di handphone, kamu bisa mengatur perjalanan, melihat agenda perjalanan dinas, atau melaporkan pengeluaran kapan saja, di mana saja.
- Laporan dan Analisis. SAP Concur menyediakan laporan lengkap tentang pengeluaran perjalanan. Perusahaan dapat melihat pola pengeluaran dan mencari cara untuk menghemat biaya. Mereka juga harus memastikan semua perjalanan sesuai dengan kebijakan.
- Keamanan Perjalanan. Perusahaan bisa memantau lokasi karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas. Jika ada keadaan darurat, perusahaan dapat segera memberikan bantuan.
Manfaat SAP Concur
- Hemat waktu. Semua proses, mulai dari pemesanan hingga pelaporan pengeluaran lebih cepat karena sudah terintegrasi.
- Kontrol Anggaran Lebih Baik. Kebijakan yang diterapkan dalam aplikasi membantu perusahaan mengelola biaya perjalanan dinas dengan efektif.
- Wawasan Pengeluaran. Laporan real-time membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik untuk perjalanan bisnis.
SAP Concur membantu perusahaan mengatur perjalanan dinas dan mengelola pengeluaran dengan efisien.
8. Google Travel
Google Travel adalah aplikasi serbaguna untuk merencanakan, memesan, dan mengelola perjalanan dengan mudah. Platform ini mengintegrasikan fitur-fitur untuk membantu wisatawan. Fitur ini membantu mereka menemukan pilihan terbaik sesuai kebutuhan.
Fitur Utama Google Travel
Pencarian Terpadu. Kamu bisa mencari penerbangan, hotel, dan tempat penginapan dalam satu tampilan. Google Travel menggabungkan banyak pilihan dari berbagai penyedia. Ini memudahkan kamu untuk membandingkan harga, waktu perjalanan, dan fasilitas.
- Rekomendasi Berbasis AI. Platform ini menggunakan AI. Ia merekomendasikan hal-hal sesuai minatmu, seperti destinasi, aktivitas, atau akomodasi.
- Informasi Harga Dinamis. Google Travel menampilkan tren harga tiket dan penginapan. Ini membantu kamu memilih waktu terbaik untuk memesan.
- Manajemen Perjalanan Banyak Kota. Merencanakan perjalanan ke banyak tempat kini lebih mudah. Google Travel memberikan rekomendasi rute yang efisien.
- Notifikasi Real-Time: Dapatkan informasi langsung tentang jadwal penerbangan, termasuk penundaan atau pembatalan.
- Akses Offline: Rencana perjalanan, peta, dan rekomendasi tetap dapat diakses tanpa internet.
- Dukungan Multibahasa: Chatbot AI 24/7 siap membantu dalam berbagai bahasa, mempermudah perjalananmu.
Manfaat Menggunakan Google Travel
- Mudah digunakan. Semua kebutuhan perjalanan ada dalam satu platform, mulai dari pencarian hingga pengelolaan.
- Efisiensi Biaya. Membandingkan harga dari berbagai penyedia membantu kamu mendapatkan penawaran terbaik.
- Kemudahan bagi Penyedia Layanan. Bisnis perjalanan yang terdaftar di Google Travel lebih mungkin ditemukan oleh calon pelanggan.
Google Travel, dengan fitur canggih dan layanan terintegrasi, adalah alat yang sempurna untuk merencanakan perjalanan. Ini cocok untuk liburan dan bisnis.