Sistem manajemen restoran telah berkembang selama beberapa tahun terakhir, dan karena perubahan teknologi ini, penting bagi mereka yang berada di industri perhotelan untuk tetap mendapat informasi dan update. Menjaga prosedur dan sistem tetap up-to-date adalah metode yang bagus untuk merampingkan operasi Anda, mengurangi kekacauan, dan meningkatkan penjualan.
Jika Anda berada di tahap awal mencari sistem manajemen restoran , Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan atau masalah. Anda mungkin juga tidak yakin harus mulai dari mana. Mulailah dengan melihat lima pertanyaan penting, dan kemudian menyelam lebih dalam untuk mengevaluasi situasi khusus Anda.
Sebelum memutuskan untuk membeli sistem manajemen
Saat memutuskan untuk membeli sistem manajemen restoran, tanyakan pada diri Anda:
- Apa itu aplikasi manajemen restoran?
- Mengapa Anda memerlukan aplikasi manajemen restoran?
- Fitur apa yang harus disertakan dalam aplikasi manajemen restoran?
- Berapa biaya aplikasi manajemen restoran?
- Jenis restoran apa yang membutuhkan aplikasi manajemen restoran?
Saat Anda mengevaluasi lima pertanyaan ini, mulailah berpikir tentang restoran khusus Anda serta tujuan dan persyaratannya. Sementara sistem manajemen restoran yang paling canggih mungkin menggoda untuk dibeli, Anda mungkin tidak benar-benar membutuhkannya. Di sisi lain, Anda mungkin membeli sistem yang tidak memiliki cukup apa yang Anda butuhkan. Jadi, bagaimana Anda bisa menentukan dengan tepat apa yang Anda butuhkan?
Lihatlah lebih dekat pertanyaan-pertanyaan ini dan mari kita jelajahi dasar-dasar aplikasi restoran di luar sana!
Apa itu aplikasi manajemen restoran?
Menurut definisi, sistem manajemen restoran adalah apa yang membantu Anda mengoperasikan dan mengelola restoran Anda. Di pusat teknologi ini terletak sistem POS. POS, atau point-of-sale, adalah tempat terjadinya transaksi antara pedagang dan pelanggan. Banyak pemilik restoran yang pertama kali terjun ke dalam pembelian aplikasi memilih untuk memulai dengan sistem POS restoran, tetapi tergantung pada kebutuhan restoran Anda, Anda dapat mempertimbangkan fitur tambahan untuk disertakan.
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri sekarang: apa sistem POS restoran terbaik untuk dibeli? Ada banyak elemen yang perlu dipertimbangkan, seperti:
- Memutuskan antara sistem lama dan sistem mobile. Sistem POS lama mencakup perangkat keras yang ditempatkan di dalam restoran Anda, sementara sistem POS mobile menggunakan beberapa perangkat yang dijalankan melalui aplikasi berbasis cloud.
- Memilih sistem POS yang menawarkan berbagai fitur. Jika Anda memerlukan sistem yang lebih dapat disesuaikan untuk restoran Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk memilih sistem yang lebih kuat yang menawarkan fitur seperti pelacakan inventaris, manajemen meja dan pesanan, form waktu karyawan, dan integrasi CRM.
- Kemampuan untuk pemrosesan pembayaran, integrasi online, dan penggunaan yang mudah. Jika Anda ingin sistem POS Anda menguntungkan manajemen, karyawan, dan pelanggan, Anda harus memiliki sistem POS restoran yang menyederhanakan proses untuk ketiga grup. Manajemen dapat dengan mudah menjadwalkan shift karyawan, sementara server dapat menerima pesanan, memproses pembayaran, dan berkomunikasi dengan mudah, dan pelanggan dapat menikmati proses yang lancar.
Penting untuk mempertimbangkan untuk membeli sistem POS yang menawarkan berbagai fitur manajemen restoran. Melakukannya dapat mengkonsolidasikan data Anda ke dalam satu tempat, membuatnya mudah dikelola dan lebih nyaman untuk diakses.
Mengapa Anda memerlukan aplikasi manajemen restoran?
Kegiatan sehari-hari menjalankan restoran dapat menumpuk dengan cepat, dan banyak dari tanggung jawab tersebut berada di pundak pemilik atau manajer. Selain mengelola sistem POS, manajer restoran menghadapi beberapa tantangan dan tanggung jawab setiap hari, seperti:
- Tugas pemilik usaha
- Manajemen Front-of-the-house (FOTH)
- Manajemen back-of-the-house (BOTH)
- Penjadwalan karyawan
- Tips karyawan
Menggunakan sistem manajemen restoran, Anda dapat dengan mudah menyederhanakan tugas-tugas ini. Misalnya, jika seorang karyawan tidak masuk karena sakit dan mencari rekan kerja untuk menggantikan shift mereka, mereka dapat dengan mudah masuk ke akun mereka di sistem POS, dan mengirimkan pemberitahuan kepada tim bahwa mereka perlu mengganti shift mereka. Setelah rekan kerja lain setuju untuk mengambil giliran kerja, mereka dapat menyelesaikan pertukaran tanpa harus melalui manajemen. Ini jelas akan menghemat waktu.
Demikian pula, jika tips karyawan tidak diproses dengan benar, Anda dapat menggunakan sistem POS yang lebih kuat untuk mendistribusikan tips secara adil kepada staf FOTH yang benar.
Memastikan bahwa Anda memiliki cara yang tepat untuk mengelola semua tanggung jawab di atas (dan bahkan lebih) sangat penting, dan tidak memiliki sistem yang efektif dapat mempengaruhi kesuksesan bisnis Anda. Itulah mengapa Anda harus memiliki sistem manajemen restoran yang efisien dengan fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Fitur apa yang harus disertakan dalam aplikasi manajemen restoran?
Secara umum, ada beberapa fitur yang harus dimiliki sistem manajemen restoran. Meskipun fitur yang Anda pilih bergantung pada ukuran restoran dan kebutuhan spesifik Anda, perhatikan elemen-elemen khusus ini, karena elemen tersebut dapat terbukti penting bagi operasi Anda sehari-hari:
1. Sistem POS restoran.
Aplikasi manajemen Anda harus memiliki sistem POS restoran sendiri. Ini adalah dasar dari sistem manajemen restoran Anda dan kunci untuk kelancaran operasional.
Salah satu jenis sistem POS, seperti yang disebutkan sebelumnya, adalah mPOS (mobile point-of-sale), yang berkomunikasi antara beberapa perangkat dan memperbarui semua data yang dibutuhkan secara bersamaan. mPOS lebih mudah dipasang, dan lebih mudah diperbarui serta intuitif. Sebagai penelitian tambahan tentang sistem mPOS, Anda dapat mempertimbangkan sistem iPad POS, yang menyederhanakan proses Anda, dalam hal pengambilan pesanan, kenyamanan, pengaturan, dan banyak lagi.
2. Pelacakan inventaris.
Dengan memanfaatkan fitur pelacakan inventaris, Anda dapat melacak jumlah bahan yang Anda miliki, serta bahan mana yang lebih cepat habis daripada yang lain, dan apa yang perlu dibeli dalam jumlah yang lebih banyak. Ini merampingkan proses Anda dan memungkinkan Anda untuk lebih efisien menempatkan pesanan ke vendor Anda.
3. Manajemen meja dan pesanan.
Dengan menggunakan fitur manajemen meja, Anda dapat mengonfigurasi representasi tata letak restoran Anda untuk melacak meja yang terbuka, mengawasi pesanan yang terbuka, dan mendudukkan pelanggan Anda secara efisien. Dengan fitur manajemen pesanan, Anda dapat mentransfer tiket dengan cepat, membagi tagihan, mengubah harga, dan lainnya.
4. Timesheet karyawan.
Selain melacak karyawan secara efektif saat mereka masuk dan keluar, Anda dapat memilih aplikasi restoran yang memungkinkan karyawan mengelola shift mereka, seperti saat mereka membutuhkan rekan kerja lain untuk menggantikan mereka. Daripada melalui manajemen, izinkan mereka untuk bertukar shift seperlunya secara langsung melalui sistem.
5. Integrasi CRM.
Pilih sistem manajemen restoran yang terintegrasi dengan CRM pilihan Anda atau memiliki data yang mudah diekspor. Dengan CRM terintegrasi, Anda dapat terus menganalisis data pelanggan Anda dengan cara yang nyaman dan akrab, atau jika Anda memilih sistem yang memungkinkan Anda mengekspor data, Anda masih dapat dengan mudah mengakses apa yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya.
6. Program pemasaran dan loyalitas.
Cari alat pemasaran yang terintegrasi atau dapat diintegrasikan ke dalam sistem Anda, seperti program loyalitas. Anda dapat mengizinkan pelanggan untuk mendaftar dan mendapatkan hadiah melalui program loyalitas restoran Anda, dan jika Anda mengikuti tren dari apa yang mereka beli, ini memberi Anda kesempatan untuk menawarkan penawaran pada item tersebut dan mendorong mereka untuk kembali.
7. Pengaturan menu yang mudah.
Sesuaikan menu Anda seperti yang Anda inginkan! Pilih item menu, harga, bahan, dan tampilan menu, dan minta menu dirotasi sepanjang hari untuk periode makan yang berbeda. Selalu perbarui semuanya dan sertakan fitur menarik seperti spesial harian dan happy hour. Izinkan staf front-of-house untuk mengakses menu kustom ini saat mereka menerima pesanan, atau biarkan pelanggan mengaksesnya jika mereka menggunakan aplikasi kios swalayan.
8. Pelaporan dan data terperinci.
Perlu mendownload laporan penjualan tertentu, atau laporan penggunaan bahan? Tidak masalah! Pilih sistem manajemen restoran yang memungkinkan Anda mendownload laporan terperinci kapan pun Anda membutuhkannya. Periksa penjualan real-time dari manapun Anda berada.
9. Dukungan teknis.
Pastikan Anda diberi akses ke dukungan teknis, jika Anda perlu memecahkan masalah apa pun yang muncul. Pastikan untuk menanyakan hal ini saat berbelanja aplikasi restoran.
10. Integrasi.
Pilih aplikasi restoran yang memungkinkan integrasi dengan beberapa jenis aplikasi. Misalnya, pilih sistem yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi akuntansi terbaik seperti QuickBooks atau Xero, serta aplikasi manajemen dapur dan CRM.
Kemampuan integrasi juga merupakan sumber kenyamanan tambahan yang sangat baik, karena Anda dapat menggabungkan aplikasi yang sudah Anda gunakan dan familiar.
Berapa biaya aplikasi manajemen restoran?
Biaya aplikasi restoran bervariasi tergantung pada apa yang Anda butuhkan. Beberapa sistem manajemen restoran yang ringan akan memerlukan investasi awal yang lebih kecil, sementara sistem yang lebih canggih memerlukan investasi yang lebih besar saat Anda mulai menjalankannya. Perangkat keras tambahan, seperti tablet atau mesin kasir, juga akan menambah biaya.
Ada beberapa faktor yang perlu diingat saat Anda melihat opsi harga: jenis lisensi, biaya sistem POS restoran, dan biaya tambahan apa pun yang mungkin Anda keluarkan.
Jenis lisensi untuk aplikasi restoran.
Biaya sistem manajemen restoran Anda pertama-tama akan bergantung pada jenis lisensi:
- Lisensi abadi berarti satu biaya besar dibayarkan di muka untuk menggunakan aplikasi tanpa batas. Ini menghasilkan biaya berulang yang lebih rendah, meskipun biaya awal lebih tinggi.
- Lisensi berlangganan memungkinkan Anda membayar biaya bulanan atau tahunan yang lebih kecil saat Anda menggunakan layanan ini. Biaya di muka lebih rendah, tetapi biaya berulang lebih tinggi.
Biaya sistem POS restoran.
Selain memahami jenis opsi lisensi, Anda juga harus mengetahui perbedaan antara biaya untuk sistem POS restoran yang dipasang secara lokal dan berbasis cloud. Aplikasi POS restoran yang dipasang secara lokal biasanya memiliki biaya lisensi satu kali, sementara sistem berbasis cloud biasanya tidak membebankan biaya lisensi.
Biaya lain yang perlu dipertimbangkan adalah biaya dukungan bulanan, yang berlaku untuk sistem yang diinstal secara lokal dan sistem berbasis cloud. Harga sistem POS Restoran akan bervariasi, jadi penting untuk melakukan riset dan menentukan opsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Biaya tambahan sistem manajemen restoran.
Ada faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat menentukan aplikasi restoran mana yang ingin Anda beli: biaya tambahan. Terkadang aplikasi yang Anda pilih tidak memiliki semua fitur yang pada akhirnya ingin Anda manfaatkan. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan integrasi pihak ketiga tambahan, seperti:
- Alat pemasaran. Beberapa sistem manajemen restoran memiliki alat pemasaran bawaan, seperti program loyalitas, tetapi Anda mungkin memutuskan ingin menggunakan integrasi pihak ketiga yang menawarkan lebih banyak alat dan kemudahan. Ini akan menambah biaya Anda.
- Kontrol persediaan. Tidak semua aplikasi restoran memiliki kontrol inventaris bawaan, dan ini juga mungkin memerlukan integrasi pihak ketiga, yang dapat menambah biaya keseluruhan Anda. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mencari sistem manajemen yang memungkinkan integrasi yang mudah dengan alat lain.
- Biaya setup dan pelatihan. Saat menentukan apa yang Anda butuhkan dalam sistem manajemen Anda, lihatlah restoran itu sendiri. Seberapa besar itu? Apakah Anda baru memulai, atau lebih mapan? Berapa lama waktu tunggu Anda sepanjang hari? Membeli aplikasi yang lengkap dapat menjadi investasi yang cukup besar untuk tempat yang lebih kecil, karena Anda perlu membayar untuk pemasangan, penyiapan, dan pelatihan. Jika Anda baru memulai, Anda disarankan untuk membeli sistem yang dapat diskalakan yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda yang terus berkembang, daripada sistem yang ekspansif sejak awal. Dengan cara ini, jika Anda tidak berkembang persis seperti yang Anda rencanakan, bisnis Anda tidak akan terpengaruh secara signifikan dari biaya.
Ketika melihat dan membandingkan biaya sistem manajemen restoran, penting untuk menjadi introspektif saat Anda memperluas penelitian Anda. Jika Anda hanya menggunakan sistem yang paling komprehensif, Anda menghadapi risiko memiliki terlalu banyak pengeluaran yang tidak perlu. Lihatlah apa yang benar-benar Anda butuhkan untuk ukuran dan usaha Anda, dan sesuaikan pilihan Anda.
Jenis restoran apa yang membutuhkan aplikasi manajemen restoran?
Ada berbagai restoran di luar sana, tetapi beberapa di antaranya dapat (dan seharusnya) mendapat manfaat dari sistem manajemen restoran. Paket yang Anda beli hanya tergantung pada ukuran dan kebutuhan Anda. Ambil, misalnya:
- Restoran. Ini mencakup makanan santai dan kelas atas, serta berbagai masakan. Bergantung pada beberapa faktor, seperti ukuran tempat dan seberapa sibuknya pada hari yang berbeda, sistem manajemen restoran sangat penting untuk keberhasilannya.
- Bar. Bar juga dapat memanfaatkan sistem manajemen restoran. Mengikuti jumlah minuman keras dan bahan-bahan yang tersedia, serta tab bar, adalah kunci untuk membuat pelanggan senang dan membuat proses Anda lancar. Manfaatkan POS bar sistem yang memungkinkan Anda untuk tetap teratur dan menyiapkan server dan bartender Anda.
- Toko es krim. Jangan biarkan es krim Anda meleleh karena layanan yang lambat. Lacak rasa apa yang laris manis dan pertahankan antrean cepat dengan menggunakan sistem POS efisien yang dibuat khusus untuk jenis usaha unik ini.
- Pizzaria. Kurangi jumlah kesalahan dan perbaiki topping tersebut dengan aplikasi bermanfaat yang melacak pesanan Anda dan sistem POS pizza yang memastikan akurasi.
- Truk makanan/ makanan pinggir jalan. Truk makanan juga dapat memanfaatkan sistem manajemen, karena memungkinkan Anda mengelola pesanan dengan cepat, meningkatkan penjualan, dan menurunkan waktu tunggu dalam proses. Terlebih lagi, sistem POS yang efisien memungkinkan Anda melacak informasi pelanggan dan mengirim tanda terima melalui email untuk menjaga hubungan dengan pelanggan Anda.
Tempat makanan dan minuman lainnya, seperti kedai kopi juga memerlukan sistem manajemen restoran, dan menemukan kecocokan yang tepat untuk Anda melibatkan melihat jenis restoran yang Anda jalankan, dan memutuskan dengan tepat fitur apa yang Anda butuhkan, serta apa yang tidak Anda butuhkan.
Melihat restoran Anda terlebih dahulu sangat penting untuk mempertahankan kesuksesan
Seiring berkembangnya teknologi, sistem manajemen restoran juga ikut berkembang. Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini dan melakukan riset yang diperlukan adalah cara yang bagus untuk mendidik diri sendiri tentang pilihan yang tersedia di luar sana. Namun, Anda juga perlu memperhitungkan ukuran restoran Anda, jam sibuk, tujuan, dan kebutuhan sehari-hari. Dengan informasi itu, Anda dapat menyesuaikan pilihan aplikasi restoran dengan tepat ke tempat Anda dan memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan dengan harga yang paling masuk akal.
Sekarang setelah Anda memikirkan elemen-elemen ini, Anda siap untuk melanjutkan pencarian Anda untuk aplikasi yang sempurna!