Dengan “mengatur informasi dunia,” Google menjadi mesin pencari paling populer di dunia, membuat internet jauh lebih berguna, dan memperoleh pendapatan global sebesar 74 miliar USD di 2015.
Jadi apa yang bisa Anda selesaikan jika informasi Anda diatur lebih baik? Itulah tujuan dari aplikasi manajemen pengetahuan, yang hadir dalam berbagai varian.
Untuk tim layanan pelanggan dan usaha kecil, basis pengetahuan layanan mandiri dapat secara drastis mengurangi biaya layanan pelanggan, disamping akan mengurangi pekerjaan untuk agen Anda. Basis pengetahuan layanan mandiri seperti bagian FAQ atau forum, tempat pelanggan dapat mencari jawaban atas pertanyaan mereka sebelum menjangkau layanan pelanggan.
Sebuah studi yang dilakukan Dimension Data menunjukkan bahwa 73% konsumen lebih memilih mencari jawaban yang mereka butuhkan sebelum menghubungi dukungan pelanggan. Penelitian lain menemukan bahwa 91% konsumen akan menggunakan basis pengetahuan online jika mereka bisa, dan 67% konsumen lebih memilih layanan mandiri untuk panggilan telepon.
Tetapi ada aplikasi lain untuk manajemen pengetahuan di luar layanan pelanggan mandiri.
Manajemen pengetahuan sebenarnya mencakup rentang aktivitas yang cukup luas. Menurut Google, manajemen pengetahuan adalah “penanganan informasi dan sumber daya yang efisien dalam sebuah organisasi komersial.” Definisi manajemen pengetahuan Gartner pertama kali diterbitkan pada tahun 1998.
“Manajemen pengetahuan adalah disiplin yang mempromosikan pendekatan terpadu untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua aset informasi perusahaan. Aset-aset tersebut bisa berupa database, dokumen, kebijakan, prosedur, dan keahlian serta pengalaman yang sebelumnya belum pernah diambil dari masing-masing pekerja. ”
Aplikasi Manajemen Pengetahuan gratis dan open source
1. OpenKM
OpenKM adalah cara hebat untuk membuat basis pengetahuan dengan fitur lengkap secara gratis. Tantangan terbesar dari penggunaan aplikasi ini adalah Anda harus secara teknis mahir untuk membuatnya bekerja dan membuatnya terlihat cantik.
Namun, jika Anda dapat mengelolanya dengan baik, Anda akan mendapatkan basis pengetahuan, forum, dan wiki yang dioptimalkan untuk seluler dengan pengelolaan tugas, pengeditan kolaboratif, dan kalender terpadu. Buat catatan, beri catatan, dan lihat dan kembalikan ke versi dokumen sebelumnya. OpenKM terintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga termasuk Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, dan Vtiger.
Banya pengguna Sourceforge menyukai OpenKM, dan mengatakan OpenKM sangat mudah dipasang dan mudah digunakan. Namun, mereka mencatat bahwa tidak semua fitur tersedia di versi gratis.
2. eXo
eXo menyebut dirinya “Perangkat lunak kolaborasi platform sumber sosial perusahaan.” dan untuk bisa menggunakannya memerlukan login, maka hal ini mesti diingat jika Anda ingin membangun basis pengetahuan yang tersedia untuk umum. Tetapi untuk kolaborasi anntar tim, eXo memiliki fitur lengkap untuk versi gratisnya.
eXo menawarkan kolaborasi dokumen dengan kontrol versi dan izin akses. Anda dapat membangun wiki dan forum Anda sendiri. Ada aplikasi kalender dan obrolan untuk kolaborasi. Juga manajemen tugas dengan alur kerja yang disesuaikan. Bahkan eXo juga menyertakan CMS. Dan aplikasi iOS dan Android asli.
Dengan Platform eXo Anda bisa membuat situs berbasis portal dan intranet yang aman dimana mendorong karyawan dalam organisasi untuk bertukar pengetahuan, dokumen, bekerja secara kolaboratif, manajemen tugas, data kontak.
3. Slack
Slack mungkin tidak mengklaim dirinya sebagai software manajemen pengetahuan. Tetapi ada beberapa fungsi berbagi pengetahuan yang sangat baik di Slack, bahkan di versi gratis. Seperti halnya eXo, Slack adalah platform kolaborasi sosial. Fungsi utamanya, tentu saja, adalah obrolan.
Slack dapat menyimpan 10 ribu0 pesan terbaru dan hingga 5GB file per tim. Ada aplikasi untuk iOS, Android, Mac & Windows. Dan itu terintegrasi dengan banyak aplikasi yang berbeda. Peningkatan versi akan memberi Anda penyimpanan pesan tak terbatas, integrasi aplikasi tak terbatas, dan penyimpanan file lebih banyak.
Chanel Slack memiliki aspek real-time IRC dan organisasi serta ketampakan forum. Anda dapat memberikan izin dengan membuat chanel pribadi dan khusus yang diundang. Slack menawarkan pembagian file drag-and-drop dan anggota tim dapat mengomentari file dalam Slack. Anda juga dapat mencari isi file dalam Slack. Slack memfasilitasi pengiriman pesan langsung pribadi kepada anggota tim individu dan juga kelompok. Slack juga menawarkan fitur-fitur yang sebagian besar aplikasi manajemen pengetahuan tidak miliki, seperti pemberitahuan desktop.
Seperti halnya eXo, menggunakan Slack memerlukan login. Tetapi untuk versi berbayarnya, Slack melakukan segala sesuatu yang lebih baik daripada eXo. Anda dapat menggunakan Google Drive dengan Slack untuk mendapatkan kolaborasi dokumen dengan kontrol versi dan izin akses.
4. Google Drive
Berbicara tentang Google Drive, itu adalah alat manajemen pengetahuan yang sangat kuat di dalam dan dari dirinya sendiri. Anda pada dasarnya dapat dengan mudah melakukan modifikasi untuk membuat basis pengetahuan dan forum Anda Sendiri. Siapa pun yang ingin melihat informasi yang Anda simpan di Google Drive harus masuk ke akun Google untuk melihatnya. Namun, sebagian besar dari kita memiliki akun Google dan sering login. Dan tidak seperti eXo dan Slack, Anda dapat membuat basis pengetahuan di Google Drive dan membuatnya tersedia untuk umum tanpa harus masuk atau mendaftar untuk komunitas Anda secara khusus dengan membuat folder Anda tersedia secara publik di web.
Drive menawarkan aplikasi seluler asli untuk iOS, Android, Windows, dan Mac. Setel izin akses untuk memutuskan siapa yang diizinkan untuk melihat, mengomentari, dan mengedit dokumen Anda. Fitur Google Drive antara lain mencakup obrolan dalam dokumen, mengembalikan ke versi sebelumnya, lihat siapa yang membuat perubahan dan kapan. Tentunya ada kalender yang terintegrasi. Drive menawarkan pengelolaan tugas melalui Gmail atau Anda dapat memilih salah satu ekstensi Chrome pengelolaan tugas yang berfungsi dengan Google Drive.
5. myBase
myBase adalah aplikasi untuk membuat basis pengetahuan atau basis data penelitian. myBase memiliki banyak fitur yang baik seperti sistem penandaan/ kata kunci hierarkis. Namun myBase juga mimiliki sedikit kekurangan yang antara lain kurangnya dukungan untuk tautan universal, cenderung melambat atau crash dengan set data besar atau ukuran file lebih dari 300MB.
Kesimpulan
Google mungkin telah melakukan pekerjaan yang cukup baik dalam mengatur informasi yang tersedia secara publik. Tetapi Anda masih harus menemukan cara untuk mengatur milik Anda sendiri.
Jika Anda perlu membangun basis pengetahuan yang dapat diakses tanpa login, saya merekomendasikan OpenKM. eXo sangat bagus jika Anda memerlukan kolaborasi dokumen gratis dengan kontrol versi dan izin akses bersama dengan wiki terintegrasi dan alat pembangunan forum, kalender, obrolan, dan manajemen tugas. Jika kolaborasi adalah kunci, Slack dapat berfungsi besar. Google Drive adalah yang terbaik untuk berkolaborasi dalam dokumen. Dan myBase adalah cara gratis untuk membangun basis data.