Di Amerika Serikat pada tahun 2012-2013, rata-rata biaya administrasi yang dikeluarkan sekolah negeri tingkat SMA per siswa per tahun adalah sekitar $829. Sedangkan biaya keseluruhan yang dibebankan pada satu siswa per tahun adalah $12.296. Artinya, biaya administrasi adalah sebesar 6,75% dari biaya total.
Biaya administrasi sekolah sebenarnya bisa dikurangi dengan bantuan aplikasi gratisan dan open-source untuk mengelola administrasi sekolah.Kan lumayan, biaya sekolah bisa lebih murah, dan semua data administrasi sekolah bisa tersimpan lebih rapi. Tentunya, aplikasi untuk mengelola administrasi sekolah yang hendak DSG rekomendasikan di bawah ini tidak hanya bisa digunakan untuk sekolah formal saja, melainkan cocok pula bagi Anda yang memiliki usaha yang berhubungan dengan pendidikan, misalnya, bimbingan belajar.
Daftar Aplikasi Administrasi Sekolah (SD SMP SMA SMK) Lengkap & Gratis
FeKara
FeKara, seperti halnya School Time (#7), merupakan aplikasi admin sekolah serbaguna, selama yang ditampung ‘hanya’ 50 siswa atau kurang.
Kelebihan
Memiliki tampilan yang clean dan modern dan kaya fitur: ulangan/ujian, tugas, budgeting, perpesanan internal antar staf. FeKara bahkan menyediakan app mobile yang bisa diinstall di tablet dan smartphone agar lebih portabel.
Kekurangan
Mirip dengan School Time, jumlah siswa, bandwidth, dan penyimpanannya dibatasi untuk versi gratisnya. FeKara gratis digunakan untuk sekolah apapun selama siswanya tidak lebih dari lima puluh dan gurunya tidak lebih dari lima. Kalau lebih, Anda diharuskan membayar $0.20 per siswa namun jumlah guru tidak terbatas. Kalau tidak mau ribet, biaya untuk jumlah siswa dan guru yang tidak dibatasi adalah $350 sekali bayar.
Fedena
Fedena adalah aplikasi administrasi sekolahan bersifat open-source yang lebih fokus untuk menangani data.
Kelebihan
Fedena tidak membatasi jumlah akun admin dan siswa yang bisa login ke sistem, disertai juga jumlah pelajaran dan sejenisnya yang tidak dibatasi. Sistem ini dirancang menggunakan Ruby on Rails, sehingga sekolah dapat dengan mudah melakukan kustomisasi kode sesuai kebutuhan sekolah. Sistemnya meliputi manajemen sumber daya manusia, kalender, manajemen finansial, manajemen ujian, dan login siswa/orang tua.
Kekurangan
Selain versi open-source, Fedena juga memiliki versi gratis dan berbayar, yang sepertinya dari pengembang berbeda namun nama yang sama. Fiturnya tentu berbeda pula, dan yang open-source fiturnya terbatas.
Gibbon
Gibbon memberi definisi baru bagi aplikasi all-in-one. Gibbon merupakan platform sekolah open-source yang tidak hanya berkutat pada administrasi sekolah namun juga menyediakan fitur dan layanan bagi guru.
Kelebihan
Gibbon menawarkan rentang fitur luas meliputi: tool administratif dan keuangan, manajemen staf, daftar gaji, invoicing, departmenting, dan penjadwalan. Gibbon juga menyediakan tool untuk mengajar serta akses bagi orang tua, meliputi buku nilai, rubrik, hasil penilaian, tool perancang, dan katalog perpustakaan.
Tampilan antarmuka yang rapi juga membantu saat learning curve alias beradaptasi dengan sistem aplikasi baru.
Kekurangan
Pemeliharaan aplikasi Gibbon terbilang teknis, membutuhkan keahlian coding, yang biasanya juga diperlukan untuk aplikasi open-source lainnya. Support yang disediakan terbatas hanya pada panduan online yang ditulis untuk admin, guru, dan orang tua apabila mereka mendapati masalah.
Kurangnya info dan dokumentasi dari seluruh fitur-fitur Gibbon membuat kita harus oprek sendiri fitur mana saja yang bakal sangat dibutuhkan.
OpenSIS Open Source
OpenSIS adalah platform gratis dan open-source yang didesain untuk sekolah wajib (12 tahun pertama) tidak peduli apakah statusnya negeri, swasta, atau yang lain. OpenSIS sangat cocok untuk sekolah skala kecil dan menengah yang memiliki staf IT yang paham dalam maintenance program ini.
Kelebihan
OpenSIS memiliki versi gratis dan berbayar. Versi gratisnya sudah memiliki fitur lebih dari cukup. Sekolah-sekolah bisa menggunakan aplikasi ini untuk menyimpan transkrip, rekam kesehatan, kehadiran, informasi demografis, penjadwalan, buku nilai, dan laporan custom. Di SourceForge, rating untuk OpenSIS mencapai 4.8/5. OpenSIS juga menawarkan integrasi dengan aplikasi Moodle LMS versi terbaru, membuat proses pembuatan anggota baru serta manajemen siswa, staf, dan guru menjadi lebih mudah.
Kekurangan
Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari OpenSIS, staf IT pada sekolah tersebut harus familiar dengan PostgreSQL. Versi gratis aplikasi ini tidak menyediakan fitur jurusan, portal kelas, tagihan, atau laporan dalam skala yang lebih besar.
ThinkWave Online Gradebook
Online Gradebook lansiran ThinkWave memang bukan opsi aplikasi administrasi sekolah paling lengkap, tapi bisa jadi pilihan terbaik untuk membuat buku nilai/rapor pada sekolah kecil.
Kelebihan
Sistem intuitif ini mudah dipelajari dan digunakan para guru dan kompatibel dengan hampir semua sistem operasi dan browser. Versi gratisnya menawarkan opsi penilaian yang fleksibel, sehingga guru-guru bisa mengatur pembobotan nilai untuk project dan ujian tertentu. Pengembang menyediakan penyimpanan 25 MB untuk menyimpan tugas online dan baik orang tua maupun siswa bisa mengakses portal.
Kekurangan
Layaknya aplikasi cloud gratisan kebanyakan, ThinkWave Online Gradebook menampilkan iklan. ThinkWave tidak menyediakan support teknis atau enkripsi SSL… kecuali kita upgrade ke Premium seharga $49.95 per tahunnya.
Ascend SMS [tidak tersedia]
FYI, singkatan SMS pada Ascend SMS adalah School Management System ya, bukan Short Messaging Service hehe.
Ascend SMS merupakan aplikasi administrasi sekolah full sistem yang lebih cocok dipakai untuk Sekolah Independen dan Sekolah Katolik. Ascend SMS tidak percaya kalau sekolah harus membayar jumlah yang tidak masuk akal untuk sesuatu yang fundamental dalam menjalankan sekolah tersebut, karena itulah dibuat aplikasi ini.
Kelebihan
Ascend SMS menawarkan paket komplit. Mulai dari sistem manajemen kesehatan untuk UKS hingga aplikasi mobile bagi para orang tua untuk mengecek laporan disiplin anaknya.
Kekurangan
Ascend SMS hanya gratis untuk Sekolah Independen dan/atau Katolik. Ascend SMS juga membatasi jumlah sekolah yang diberi gratisan tiap tahunnya.
SchoolTool [tidak tersedia]
SchoolTool merupakan aplikasi administrasi sekolah berbasis cloud dan open-source yang dibuat untuk sekolah-sekolah di negara berkembang.
Kelebihan
SchoolTool memiliki banyak sekali fitur yang lebih memanjakan pihak guru. Aplikasi menyediakan fitur pendukung akar para pendidik dapat menjalankan kegiatan belajar mengajar dengan baik, meliputi: buku nilai, dokumen nilai keterampilan, lembar presensi, dan jurnal partisipasi harian. Ada juga fitur organisasi seperti kalender yang bisa terhubung dengan aplikasi kalender lain seperti Google Calendar, serta generator raport yang bisa diandalkan. SchoolTool dibuat menggunakan Python sehingga terbilang aman dan dijalankan pada Linux Ubuntu.
Kekurangan
SchoolTool memang merupakan aplikasi yang baik digunakan untuk sekolah skala kecil, namun bukanlah paket komplit. Misalnya, pihak sekolah harus menggunakan aplikasi lain untuk melakukan kegiatan human resources, pelaporan, dan manajemen keuangan. SchoolTool lebih ke tool untuk guru, bukan untuk administrator alias Tata Usaha (TU) sekolah. Kabarnya juga terhitung sejak 17 Oktober 2016 pengembangnya sudah tidak memprioritaskan project ini sehingga kedepannya keberlangsungan performanya bakal tidak pasti.
TS School [tidak tersedia]
TS School (Time Software School) adalah tool klasik namun powerful yang menawarkan semua fitur yang dibutuhkan untuk mengelola sekolah.
Kelebihan
TS School bagus untuk mengelola sumber daya manusia dalam satu sekolah karena didukung oleh banyak modul. TS School juga menawarkan sistem pengelolaan data siswa yang bisa diandalkan, pelaporan, kalender organisasi yang powerful karena disertai banyak tempat untuk meletakkan detail penting, serta modul persiapan ujian atau semacam silabus bagi para guru.
Kekurangan
TS School versi gratisan memiliki fitur terbatas. Namun, selama Anda tidak begitu membutuhkan laporan custom, development, inventori, keamanan, dan admisi, maka versi gratisan sudah lebih dari cukup. Menurut beberapa ulasan juga menguasai TS School membutuhkan waktu terutama bagi staf/guru yang tidak pernah berurusan dengan aplikasi administrasi sekolah.
School Time [tidak tersedia]
Apabila sekolah yang Anda kelola terbilang kecil, contohnya seperti bimbingan belajar atau PAUD dengan siswa kurang dari 50, versi gratisan dari School Time bisa jadi pilihan tepat untuk Anda.
Kelebihan
Tidak diperlukan kartu kredit atau sejenisnya untuk mendaftar versi gratis program ini, dan tidak ada kadaluarsa. Fiturnya meliputi manajemen dewan sekolah, sistem penilaian, basis data perpustakaan, manajemen ujian, transportasi, kehadiran, bahkan manajemen asrama.
Kekurangan
Kekurangan yang paling kentara ya ada pada batasan siswa yang bisa diakomodasi oleh School Time. Permasalahan ini bisa diatasi dengan upgrade pastinya. Mbayar. Namun apabila sekolah yang Anda kelola tidak sampai 50 siswa, coba saja School Time.
Kesimpulan
Benar adanya bahwa banyak tool gratisan eksis di jagat maya, namun kebanyakan dibatasi fiturnya, dibatasi minimal sistem operasinya, atau pembatasan pengguna. Ada sekolah yang meski besar namun masih bisa menggunakan aplikasi administrasi sekolah yang gratisan. Begitu juga sebaliknya. Ada juga yang normal-normal saja. Intinya, peran staf IT sekolah harus dilibatkan maksimal sebelum memutuskan menggunakan salah satu (atau beberapa) aplikasi administrasi sekolah gratisan atau berbayar. Semoga sukses!